Produkt Compliance Prozess Management: Interne Optimierungen sind gut, reichen aber häufig nicht. Teil 1: Die zwei Säulen des Produkt Compliance Managements

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Das ungute Gefühl, im Bereich der Produkt Compliance nicht auf der sicheren Seite zu sein, ist in Unternehmen weit verbreitet. Dass dem auch tatsächlich so ist und es eklatante Schwachstellen gibt, zeigen nicht nur steigende Produktrückrufe und Verkaufsverbote. Auch in unserer langjährigen Beratungspraxis und den zahlreich durchgeführten Produkt Compliance Checks erzielen mehr als 90 % der Unternehmen in den ersten Runden schlechte bis sehr schlechte Ergebnisse.

Die Ergebnisse offenbaren, dass kaum eines der analysierten Produkte rechtskonform gewesen wäre und diese nicht rechtskonformen Produkte bei einer Behörden-Prüfung eine mittlere Katastrophe ausgelöst hätten. Und da wir in der Regel nur vereinzelte Produkte prüfen, ist es sehr wahrscheinlich, dass es sich hierbei nur um die Spitze des Eisbergs handelt. Wir gehen davon aus, dass in den meisten Unternehmen die Vielzahl der Produkte einer behördlichen Prüfung nicht standhalten würde und entweder mit Verkaufsstopps oder mit Verkaufsverboten belegt werden könnten.

Doch warum ist das so?

Erfahren Sie in Teil 1 unserer Magazin-Reihe „Produkt Compliance Management: Interne Optimierungen sind gut, reichen aber häufig nicht“ einiges über die Gründe dieser Produkt-Probleme und wie Unternehmen sich besser gegen dieses hohe Risiko schützen können.

Die zwei Säulen des Produkt Compliance Managements

In der heutigen Welt gibt es kaum noch Unternehmen, die Ihre Produkte komplett selbst entwickeln und auch selbst produzieren. Besonders im Bereich der Nonfood-Konsumgüter kaufen viele Hersteller und Handelsunternehmen fertige Produkte von Lieferanten ein oder lassen diese nach eigenen Produktkonzepten fertigen (OEM, ODM). In diesen Fällen besteht das Produkt Compliance-Management sinnvollerweise immer aus zwei Säulen: einer internen und einer externen.

Die erste Säule, die interne, beschäftigt sich mit den Verantwortungen, Ressourcen und Prozessen im eigenen Unternehmen. Im weiteren Verlauf bezeichnen wir Verbesserungen in diesen Bereichen mit „Organisationsentwicklung“ oder auch „Organisationsoptimierung“.

Die zweite Säule hat die Lieferanten und deren Mitarbeit zur Produkt Compliance im Auge. Viele Produkt-, Material-, Produktions- und Logistik-Informationen kann in der Regel nur der beauftragte Lieferant wissen und zur Verfügung stellen. Der Lieferant wird damit auch immer zum entscheidenden Bestandteil des Produkt Compliance Management – und genau hier liegt in der Regel die größte Schwachstelle.

Viele Unternehmen kümmern sich vor allem um die eigene Organisation, doch erst gemeinsam bilden beide Säulen das Fundament für ein erfolgreiches Produkt Compliance Management. Und beide stellen Unternehmen vor unterschiedliche Schwierigkeiten.

Graphik 1: Die zwei Säulen des Produkt Compliance Managements

Graphik 1: Die zwei Säulen des Produkt Compliance Managements

Beginnen wir mit der ersten Säule:

Begründete Annahme: Die Produkt Compliance Prozesse sind mangelhaft

Gutes und funktionierendes Produkt Compliance Management ist das Ergebnis eines interdisziplinären Prozesses, an dem verschiedene Abteilungen und Funktionen beteiligt sind. Je nach Organisationstyp und -struktur gehören dazu der Einkauf, das Produkt-Management, die Forschung & Entwicklung, die eigene Produktion, das Qualitätsmanagement, die Logistik, das Marketing und die Rechtsabteilung. Verschiedene Personen und Funktionen im Unternehmen haben an unterschiedlichen Stellen Einfluss auf die Qualität und Konformität der gekauften oder selbst gefertigten Produkte und sind am Gesamtergebnis beteiligt.

Es stellen sich die folgenden Fragen:

  • Welche Materialien darf ich überhaupt benutzen?
  • Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für mein Produkt?
  • Welche Tests, Zertifikate und sonstigen Dokumente muss ich haben und vorweisen können?
  • Wie stelle ich diese Dokumentation zusammen und wie halte ich diese stets aktuell?
  • Was passiert, wenn sich Bauteile meines Produktes ändern?
  • Welche Stoffe darf mein Produkt nicht enthalten oder überschreiten?
  • Welche Gefahren für Personen oder die Umwelt könnten durch mein Produkt entstehen?
  • Wie kann ich diese von vorneherein vermeiden oder entschärfen?
  • Worauf muss bei zugekauften Bauteilen geachtet werden?
  • Was ist bei der Produktion des Produktes zu beachten?
  • Wodurch könnten im Produktionsprozess nicht beabsichtigte Gefahren oder Abweichungen auftauchen?
  • Wie stelle ich sicher, dass auch spätere Produktionschargen dem ursprünglich zertifizierten Golden Sample und/oder den jeweils aktuellen Anforderungen entsprechen?
  • Welche logistischen Vorkehrungen sind zu beachten, die die Sicherheit und Konformität des Produktes beeinflussen könnten?
  • Welche Kennzeichnungen müssen mein Produkt und meine Verpackung aufweisen?
  • Wie muss eine Gebrauchsanleitung aussehen und welche Gefahrenhinweise muss sie enthalten?
  • Welche Entsorgungsvorschriften muss ich berücksichtigen und einhalten?
  • Wie erhalte ich Informationen, ob sich bei der Verwendung des Produktes Gefahren ergeben?
  • Welche Maßnahmen muss ich ergreifen, wenn sich beim Gebrauch des Produktes Gefahren herausstellen?
  • Welche Werbeaussagen darf ich für dieses Produkt formulieren?
  • Welche Sicherheits-Informationen muss ich einem gewerblichen Abnehmer oder einem Konsumenten zur Verfügung stellen?
  • Wie stelle ich in Lieferanten-Vereinbarungen sicher, dass Produkt Compliance Vorschriften berücksichtigt und eingehalten werden?

Diese vielfältigen Aufgaben müssen koordiniert und aufeinander abgestimmt werden. Je größer das Sortiment und die Anzahl der Vertriebsländer ist, um so aufwändiger und zeitintensiver ist dieser Prozess. Leider wird den Produkt Compliance Aufgaben in den unterschiedlichen Abteilungen aber nicht immer eine hohe Priorität beigemessen und ein übergeordnetes Projekt-Management, das die verschiedenen Facetten berücksichtigt und integriert, ist oft nicht vorhanden.

Ohne eine starke Unterstützung der Geschäftsführung wird dem eher unbeliebten Produkt Compliance-Management daher oft keine große Priorität eingeräumt. Dazu begrenzen verschiedene Abteilungen ihren Input manchmal auf das Nötigste. Eine unvollständige oder lückenhafte Produkt Compliance Performance ist in dieser Situation die Regel und nicht die Ausnahme.

Über den Autor
Dr. Hartmut Voss
Autor: Dr. Hartmut Voss
Geschäftsführer
Dr. Hartmut Voss ist Gründer und Geschäftsführer der trinasco GmbH und Experte für Produkt Compliance Management. Vor seiner Tätigkeit als Berater war Dr. Voss bei führenden internationalen Unternehmen tätig (Pepsi-Cola, Sony, Nokia) und hat dabei sehr erfolgreich diverse Marketing-, Vertriebs- und General Management-Funktionen bekleidet. Unter anderem leitete er eine europäische Business Unit, die eine Vielzahl von Produkten gemeinsam mit asiatischen Lieferanten entwickelte, produzierte und in Europa vermarktete. Durch seine langjährige, europaweite Erfahrung als Produktmanager und Geschäftsführer kann er die Risiken und Herausforderungen im Bereich Produkt Compliance sehr genau einschätzen und die Kunden der trinasco GmbH optimal unterstützen.