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Herausforderungen meistern:
Mangelndes Produkt Compliance Wissen

Die Vielzahl der gesetzlichen Vorschriften und deren häufige Veränderungen und Verschärfungen macht es für Unternehmen extrem aufwändig, alle Anforderungen zu kennen und zu berücksichtigen. Dies insbesondere dann, wenn Unternehmen über ein breites Sortiment verfügen und in zahlreichen Ländern aktiv sind.
Auch die Vielzahl anwendbarer Normen, Vorschriften für Verpackungen und Kennzeichnungen, unterschiedliche Risikoaspekte und adäquate Testverfahren und Prüfungen verlangen Know how und Erfahrungen, die in vielen Unternehmen nicht ausreichend vorhanden sind.

Europäische und nationale Vorschriften

Für zahlreiche Produktgruppen existieren europäische Vorschriften, die entweder direkt in allen Mitgliedsländern anwendbar sind (Verordnungen) oder in nationalen Gesetzen umgesetzt werden (Richtlinien). Diese Vorschriften werden in unregelmäßigen Abständen aktualisiert und im Anwendungsbereich und den Anforderungen z.T. massiv verändert. Beispiele hierfür sind die Spielzeugverordnung, die Maschinenverordnung oder die Ökodesign-Verordnung, die die älteren Richtlinien ablösen werden oder bereits ersetzt haben.

Daneben gibt es in den unterschiedlichen Ländern zahlreiche nationale Vorschriften für nicht-harmonisierte Produktbereiche, die in der Regel nur in der jeweiligen Landessprache veröffentlicht sind. Hierzu gehören beispielsweise viele Bedarfsgegenstände wie Teller, Tassen oder Besteck, aber auch viele Möbel, Dekoartikel, Kleidungsstücke, Fahrräder, u.v.m. Eine Zusammenstellung aller für die verschiedenen Produkte geltenden Vorschriften ist gerade bei einem breiten und heterogenen Sortiment alles andere als trivial.
Für zahlreiche Produktgruppen existieren europäische Vorschriften, die entweder direkt in allen Mitgliedsländern anwendbar sind (Verordnungen) oder in nationalen Gesetzen umgesetzt werden (Richtlinien). Diese Vorschriften werden in unregelmäßigen Abständen aktualisiert und im Anwendungsbereich und den Anforderungen z.T. massiv verändert. Beispiele hierfür sind die Spielzeugverordnung, die Maschinenverordnung oder die Ökodesign-Verordnung, die die älteren Richtlinien ablösen werden oder bereits ersetzt haben.

Daneben gibt es in den unterschiedlichen Ländern zahlreiche nationale Vorschriften für nicht-harmonisierte Produktbereiche, die in der Regel nur in der jeweiligen Landessprache veröffentlicht sind. Hierzu gehören beispielsweise viele Bedarfsgegenstände wie Teller, Tassen oder Besteck, aber auch viele Möbel, Dekoartikel, Kleidungsstücke, Fahrräder, u.v.m. Eine Zusammenstellung aller für die verschiedenen Produkte geltenden Vorschriften ist gerade bei einem breiten und heterogenen Sortiment alles andere als trivial.

Europäische und internationale Normen

Eine weitere Herausforderung für Unternehmen mit breiteren Sortimenten und zahlreichen Vertriebsländern ist die Kenntnis nationaler, europäischer und internationaler Normen. Für fast jedes Produkt existieren in den einzelnen Ländern oder Regionen Normen, in denen Prüfmethoden beschrieben werden, die für die Sicherheitsbewertung des betroffenen Produktes notwendig werden.

Sie können beispielsweise die mechanische Sicherheit, die Entflammbarkeit oder auch die Schutzwirkung eines Produktes umfassen. Darüber hinaus gibt es Normen für die Prüfung auf die chemische Unbedenklichkeit eines Materials oder eines Produktes. Die Schwierigkeit der Kenntnis aller relevanten Normen ergibt sich allein aus der Tatsache, dass es allein in Deutschland über 34.000 unterschiedliche DIN-Normen gibt, wobei pro Jahr ca. 2.500 neue Normen erscheinen oder überarbeitet werden.

Warum die Kenntnis der Normen eine wichtige Voraussetzung für die Konformität der Produkte in unterschiedlichen Ländern ist, zeigt folgendes Beispiel aus dem Maschinenbau: In Deutschland müssen die Notabschaltknöpfe an Schleifmaschinen in 1,10 bis 1,30 Meter Höhe montiert sein, in den USA dagegen in 0,90 bis 1,10 Metern Höhe. Ein Hersteller von Schleifmaschinen dürfte die Maschinen für den deutschen Markt nicht in den USA verkaufen, da sie nicht konform mit den dortigen Normen sind. Aufgrund dieser und vieler weiterer unterschiedlicher Normen zwischen USA und Europa ergeben sich nach Angaben von Experten Mehrkosten in Höhe von vier bis fünf Prozent für die Hersteller von Schleifmaschinen..

Harmonisierte und nicht-harmonisierte Normen

Eine Europäische Norm bildet für den Wirtschaftsraum der EU eine einheitliche technische Sprache und gilt im Zuge der Harmonisierungsbestrebungen der EU als bevorzugtes Werkzeug. Eine harmonisierte Norm ist eine Europäische Norm, welche die Schutzziele der zugrundeliegenden Rechtsvorschrift ganz oder teilweise abdeckt und für diesen Zweck von der EU bei einem Normungsgremium beauftragt wurde. In diesem Sinne steht eine harmonisierte Norm dafür, dass die technischen Anforderungen, die in dieser Norm beschrieben werden, für den gesamten Wirtschaftsraum der EU einheitlich sind.

Durch dieses Vorgehen löst das Fertigen eines Produktes nach den Vorgaben einer harmonisierten Norm die so genannte Vermutungswirkung aus. Die Vermutungswirkung beschreibt den speziellen Umstand, dass davon ausgegangen wird, das Produkt erfülle die einschlägig gültigen Sicherheitsparameter. Sollten Behörden dies beanstanden, müssen Sie beweisen, dass dem nicht so ist.

Demgegenüber lösen nicht-harmonisierte europäische Normen diese Vermutungswirkung nicht aus und die Beweispflicht liegt beim Hersteller.
Auch aus diesem Grunde ist es notwendig, die für die jeweiligen Produkte relevanten und aktuellen Normen zu kennen – und dies ist insbesondere bei einem breiten Sortiment alles andere als einfach.

Vorschriften für Verpackungen und Kennzeichnungen der Produkte

Neben Vorschriften für verschiedene Produkte (Elektrogeräte, Spielzeuge, Möbel, …) müssen Unternehmen zudem zahlreiche Vorschriften für Verpackungen und Kennzeichnungen berücksichtigen. Die Verpackung eines Verbraucherproduktes gehört zum Produkt und unterliegt daher nicht nur der REACH-Verordnung, sondern auch der in 2024 verabschiedeten Verpackungsverordnung. Die Verpackungsverordnung legt Anforderungen für Stoffe in Verpackungen und deren Recyclingfähigkeit fest, insbesondere der Beschränkungen der Konzentrationen von Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertigem Chrom (hexavalentes Chrom, Chrom XI).

Die Verwendung und die Konzentration dieser bedenklichen Stoffe im Verpackungsmaterial oder in Verpackungsbestandteilen sollen bei der Herstellung auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Dies gilt auch für ihr Vorhandensein in Emissionen, alle bei der Abfallbewirtschaftung anfallenden Materialien und Sekundärrohstoffe (z.B. Asche oder sonstige Materialien, die beseitigt werden sollen).

Auch bei der Kennzeichnung der Produkte sind zahlreiche Anforderungen zu berücksichtigen. Die Produktsicherheitsverordnung und die verschiedenen produktspezifischen Richtlinien oder Verordnungen schreiben detaillierte Angaben vor, die auf dem Produkt oder der Verpackung angebracht werden müssen. Für Stoffe und Gemische ist zudem die CLP-Verordnung (CLP = Classification, Labelling and Packaging) maßgebend, die für Gefahrenpiktogramme, Signalwörter und Gefahren- und Sicherheitshinweise (H- und P-Sätze) ganz konkrete, wörtlich zu übernehmende Vorgaben in den einzelnen Landessprachen der EU erfordert.

Das Wissen um diese Verpackungs- und Kennzeichnungsanforderungen ist in vielen Unternehmen nicht vorhanden und ist Ursache für zahlreiche Importverzögerungen oder Verkaufsverbote.

Priorisierung von Produkt Compliance Risiken

Bei einem breiten Sortiment ist es sehr schwierig, alle Anforderungen an alle vertriebenen Produkte zu kennen, einzuhalten und zu dokumentieren. Eine Priorisierung der Maßnahmen ist daher dringend zu empfehlen, um sich schrittweise dem Ziel einer Risikominimierung zu nähern.

Viele unsere Kunden sind sich aber unsicher, welche Risiken von welchen Produkten ausgehen und wie diese zu bewerten sind. In unseren Kunden-Workshops diskutieren und beantworten wir regelmäßig die folgenden Fragen:

- Von welchen Produktkategorien gehen die größten Gefahren aus?
- Welche Materialien bergen welche Risiken?
- Welche Risiken bergen Eigen- und Handelsmarken?
- Welchen Einfluss hat die Anzahl der verkauften Produkte auf mein Produkt Compliance Risiko?
- Gibt es unterschiedliche Risiken in verschiedenen europäischen Ländern?
- Welche Produkte werden von den Marktaufsichtsbehörden überproportional beobachtet und geprüft?
- Welchen Einfluss haben die Anzahl, die Standorte und die Qualität meiner Lieferanten auf mein Produkt Compliance Risiko?
- Welchen Einfluss hat die Vertriebsstrategie auf mein Produkt Compliance Risiko?

Testverfahren und Prüfungen, um Produktkonformität nachzuweisen

Um die Konformität unterschiedlicher Produkte nachzuweisen, bedarf es in der Regel verschiedener Produkt- oder Materialprüfungen, die durch unabhängige Prüfinstitute durchgeführt werden sollten. Ohne das Wissen, welche Normen für Ihre Produkte relevant und welche Prüfverfahren notwendig und angemessen sind, haben Unternehmen oft Schwierigkeiten, die richtigen Prüfverfahren auszuwählen bzw. in Auftrag zu geben.

Oft kommt es vor, das Unternehmen von verschiedenen Prüfinstituten unterschiedliche Prüfmethoden und oft auch völlig unterschiedliche Angebote unterbreitet bekommen. In der Regel liegt die Entscheidung dann auf Seiten des Unternehmens und das Prüfinstitut übernimmt keine Haftung, dass das gewählte Verfahren tatsächlich die Konformität des Produktes bestätigt. Im Testbericht steht zudem oft, dass das Prüfinstitut auf Anweisung des Kunden geprüft hat und entzieht sich damit jeglicher Verantwortung.

Ohne das Knowhow über angemessene Prüfmethoden und deren Kosten ist es schwer, ein effizientes und kostengünstiges Produkt Compliance Management zu etablieren.

Marktüberblick über Prüfinstitute

Wie erwähnt sind Produkt- und Materialprüfungen für den Nachweis der Konformität bei den meisten Produkten unerlässlich. Gerade mittelständische oder kleine Unternehmen (z.B. E-Commerce-Anbieter) stehen aber vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, einen umfassenden Marktüberblick über die verschiedenen Prüfinstitute zu erhalten, die Produkte und Materialien auf Konformität in verschiedenen Ländern überprüfen.

Die Vielfalt der existierenden Prüfinstitute und die unterschiedlichen Anforderungen in den jeweiligen Regionen erschweren diese Aufgabe erheblich. Schätzungen zufolge gibt es weltweit über 15.000 Prüfinstitute, von denen ca. 5.500 in Asien, 5.000 in den USA und Kanada und 4.500 in Europa sitzen.Diese Zahlen verdeutlichen die enorme Anzahl an Akteuren im Markt für Prüf- und Zertifizierungsdienstleistungen, was für mittelständische Unternehmen die Marktübersicht erschwert.

Die Prüfinstitute unterscheiden sich nicht nur in ihrer regionalen Verteilung, sondern auch in ihren Spezialisierungsbereichen. Bestimmte Institute haben sich auf spezifische Produktbereiche spezialisiert, was die Auswahl des richtigen Partners für Unternehmen noch komplexer macht.

Prüflabore in Nordamerika haben Ihre Stärken im Bereich der Elektronikprodukte, Medizinprodukte und der Automobilindustrie, Prüfinstitute in Europa sind bekannt für die Branchen Textilien, Chemikalien, Maschinenbau. Die Prüflabore in Asien haben sich stark auf die Produktbereiche Konsumgüter, Spielzeuge, Elektronikprodukte konzentriert, da ein Großteil der Produkte aus diesen Branchen in Asien produziert werden.

Oft ist es notwendig und zielführend, bei verschiedenen Produkten mit unterschiedlichen Prüfinstituten zusammen zu arbeiten.

Die Schwierigkeit, einen umfassenden Marktüberblick zu gewinnen, wird durch die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen und Standards in den verschiedenen Ländern weiter verstärkt. Produkte, die in mehreren Märkten verkauft werden sollen, müssen häufig durch verschiedene Prüfverfahren gehen, die jeweils den spezifischen nationalen oder regionalen Normen entsprechen.

So existieren für Textilien beispielsweise unterschiedliche Brandschutzanforderungen und Chemikalienvorschriften in den USA, der EU und Asien. Bei Elektronikprodukten weichen Sicherheits- und EMV-Anforderungen (Elektromagnetische Verträglichkeit) in den drei Regionen voneinander ab und auch bei Medizinprodukte gibt es unterschiedliche, sehr strenge regulatorische Anforderungen in den USA, Europa und Asien.

Auswahl und Steuerung attraktiver Prüfinstitute

Ein weiterer bedeutender Aspekt ist die Schwierigkeit, die Qualität und Zuverlässigkeit der unterschiedlichen Prüflabore zu beurteilen. Oftmals fehlen transparente und vergleichbare Qualitätsstandards, was es den Unternehmen erschwert, die Leistungen der verschiedenen Institute objektiv zu bewerten. Dies kann zu Unsicherheiten und Risiken bei der Auswahl der geeigneten Prüflabore führen und die Qualitätssicherung innerhalb des Unternehmens beeinträchtigen.

Eine erste Anlaufstelle für Europa kann dabei die sogenannte NANDO-Liste der EU sein (Nando = New Approach Notified and Designated Organisations), in der die benannten Stellen für verschiedene Produktgruppen nach Mitgliedsländern aufgelistet sind und bei denen Unternehmen recht sicher sein können, einen kompetenten Service zu erhalten.

Berücksichtigt werden sollte aber, dass Prüflabore dazu neigen, ihren Fokus auf große Kunden wie große Discounter zu legen, um für diese einen möglichst großen Anteil der durchzuführenden Labortests, Inspektionen oder Audits durchzuführen. Mittelständische oder kleine Unternehmen, die nur unregelmäßig und nicht in großem Maße Dienstleistungen einkaufen möchten, werden in der Regel nicht als vorrangige Zielgruppe betrachtet. Diese Priorisierung hat verschiedene negative Auswirkungen auf die mittelständischen Kunden.

Erstens spiegelt sich diese Fokussierung oft in einem unzureichenden Service wider. Große Kunden erhalten in der Regel bevorzugte Behandlung, schnellere Bearbeitungszeiten und individuell zugeschnittene Dienstleistungen. Mittelständische Unternehmen hingegen müssen häufig längere Wartezeiten in Kauf nehmen und erhalten nicht denselben Grad an persönlicher Betreuung und Flexibilität. Dies kann den Prüfprozess für mittelständische Unternehmen erheblich verzögern und deren betriebliche Abläufe stören.

Zweitens spiegelt sich die mangelnde Priorisierung mittelständischer Kunden auch im Preisniveau wider. Prüflabore bieten großen Kunden oft attraktive Preisnachlässe und spezielle Konditionen, die kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht zur Verfügung stehen. Dies führt dazu, dass mittelständische Unternehmen vergleichsweise höhere Kosten tragen müssen, was ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen kann.

Für mittelständische Unternehmen stellt die Zusammenarbeit mit verschiedenen Prüflaboren zudem eine erhebliche Herausforderung dar. Zum einen erfordert die parallele Kooperation mit mehreren Instituten eine umfangreiche Koordination und einen hohen administrativen Aufwand. Dies bindet wertvolle Ressourcen, die insbesondere in mittelständischen Betrieben oft knapp sind.

Zum anderen treten häufig Sprach- und kulturelle Barrieren auf, wenn die Prüfinstitute in verschiedenen Ländern oder Regionen ansässig sind. Diese Barrieren können die Kommunikation erschweren und Missverständnisse begünstigen, was den gesamten Prüfprozess verzögert und verkompliziert.

Letztendlich sind mittelständische Unternehmen oft weniger erfahren in der Steuerung der Prüfhäuser, da dies nicht zu Ihren Kernkompetenzen zählt und die Dienstleistungen der Prüflabore oft nur unregelmäßig beauftragt werden.

Lösungen von trinasco

Die trinasco GmbH verfügt über einen sehr guten Marktüberblick und hat Kontakte zu zahlreichen renomierten Prüfhäusern im In- und Ausland. Zudem kooperieren wir mit einem Unternehmen, über das die Angebote zahlreicher Prüflabore eingeholt und bewertet werden können. Da dieser Partner für zahlreiche große Handelshäuser arbeitet, erhält er sehr attraktive Angebote und Durchführungsfristen, von dem dann auch kleinere Kunden profitieren können.

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