PPWR in der Praxis: komplex und anspruchsvoll – aber lösbar

Erfahrungen der trinasco GmbH aus Kundenprojekten mit Haushaltsartikeln und Textilien

Seit dem 12. August 2026 gilt die EU-Verpackungsverordnung (EU) 2025/40 – kurz PPWR – unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Sie ersetzt die Verpackungsrichtlinie 94/62/EG, die rund drei Jahrzehnte lang den Rahmen gesetzt hat. Verschoben wurde der Geltungsbeginn nicht, trotz offener Auslegungsfragen und Forderungen aus der Industrie.

Die trinasco GmbH berät viele Unternehmen unterschiedlicher Branchen bei der Umsetzung. Dieser Beitrag beschreibt unser Vorgehen in sechs Schritten und beantwortet die Fragen, die uns in den Projekten am häufigsten begegnen. Die Beispiele stammen aus zwei Projekten: einem Geschenkset mit Haushaltsartikeln und den Verpackungen eines Hemdenanbieters.

Der Aufbau dieses Beitrags

Der Beitrag ist in drei Teile gegliedert. Sie bauen aufeinander auf – die Erfahrungen aus den Projekten sind ohne den Prozess schwer einzuordnen, und die Fragen am Ende stammen aus genau diesen Projekten. Jeder Teil lässt sich aber auch für sich lesen.

• Teil 1 – Die PPWR-Anforderungen und der Weg zur Umsetzung. Welche sechs Verpackungskategorien die Verordnung kennt, wie eine Verpackungseinheit von ihren Bestandteilen abgegrenzt wird und wie wir in sechs Schritten vom Verpackungsinventar zur unterschriebenen Konformitätserklärung kommen.
• Teil 2 – Zwei Projekte aus der Praxis. Ein Geschenkset mit Haushaltsartikeln, bei dem es um eine einzelne Verkaufsverpackung ging, und ein Hemdenanbieter, bei dem das gesamte Verpackungssortiment zu erfassen war – einschließlich der Frage, was nach sechs Wochen noch offen war.
• Teil 3 – Fragen aus den Projekten. Neun Fragen, die uns am häufigsten begegnen: wann ein Polybeutel Verkaufs- und wann Transportverpackung ist, ob Kleiderbügel und Nadeln als Verpackung gelten, wer die Konformitätserklärung für Standard-Transportverpackungen erstellt, was für Bestandsware gilt und wie viel Aufwand im eigenen Unternehmen entsteht.

Wer mit einer konkreten Frage hierhergekommen ist, findet die Antwort am schnellsten in Teil 3. Jede Antwort dort ist so geschrieben, dass sie ohne die vorherigen Teile verständlich bleibt.

Teil 1: Die PPWR-Anforderungen und der Weg zur Umsetzung

Dieser Teil beschreibt, was die PPWR von Unternehmen verlangt und wie sich das abarbeiten lässt: von der Klärung der eigenen Rolle über die Einordnung der Verpackungen bis zu den sechs Schritten, die wir in unseren Projekten anwenden – vom Verpackungsinventar bis zur unterschriebenen Konformitätserklärung.

Erzeuger oder Hersteller? Zwei Begriffe, die nicht dasselbe meinen

Diese Unterscheidung steht am Anfang, weil ohne sie der Rest missverständlich bleibt. Die PPWR verwendet zwei Rollenbegriffe, die im Alltagsdeutsch dasselbe bedeuten, rechtlich aber verschiedene Pflichten auslösen.

Ein Unternehmen kann beides gleichzeitig sein. Es kann aber auch Erzeuger sein, ohne Hersteller zu sein – und umgekehrt. Wer die Rollen nicht auseinanderhält, sucht die Konformitätserklärung an der falschen Stelle oder meldet Mengen, die er gar nicht zu melden hat.

Steht die Rollenfrage fest, folgt die eigentliche Umsetzung. Sie führt in unseren Projekten über sechs Schritte, die aufeinander aufbauen: Ohne Inventar keine Priorisierung, ohne Anforderungsliste keine gezielte Lieferantenanfrage, ohne geprüfte Nachweise keine Konformitätserklärung.

Schritt 1: Welche Verpackungen bringen wir überhaupt in Verkehr?

Die erste Frage lautet nicht „Welche Anforderungen gelten?“, sondern „Was bringen wir in Verkehr – und welche Funktion hat es?“. Die PPWR unterscheidet Verpackungen nach ihrer Funktion, nicht nach ihrem Material. Derselbe Karton kann je nach Einsatz Verkaufs-, Um- oder Transportverpackung sein. Von der Einordnung hängt ab, welche Pflichten greifen: Die harmonisierte Kennzeichnung nach Art. 12 gilt etwa nicht für Transportverpackungen – wohl aber für E-Commerce-Verpackungen, die rechtlich ein Unterfall der Transportverpackung sind.

Sie greift zudem nicht sofort: Die Kennzeichnung nach Art. 12 gilt voraussichtlich ab dem 12. August 2028 und in jedem Fall erst 24 Monate nach Inkrafttreten des Durchführungsrechtsakts, der die Symbole festlegt (siehe Tabelle 5). Dieser Rechtsakt liegt noch nicht vor. Die Gemeinsame Forschungsstelle der Kommission (JRC) hat Anfang 2026 einen technischen Vorschlag für ein System aus Piktogrammen, Farbcodierung und Text vorgelegt, der derzeit diskutiert wird; verbindlich ist er nicht.

Bewährt hat sich ein systematischer Durchgang durch das gesamte Sortiment entlang der sechs Verpackungskategorien des Art. 3 PPWR:

Verpackungseinheit, integrierte und separate Bestandteile

Innerhalb jeder Kategorie wird die einzelne Verpackungseinheit betrachtet (Art. 3 Abs. 1 Nr. 45 PPWR): die Einheit aus allen Bestandteilen, die gemeinsam eine Verpackungsfunktion erfüllen. Beim verpackten Hemd ist das nicht der Polybeutel allein, sondern Beutel, Kragenstütze, Klammern und Etiketten zusammen. Drei weitere Begriffe stehen ebenfalls in Art. 3 Abs. 1 PPWR:

• Integrierte Bestandteile (Nr. 43) sind wesentlich für die Funktion, müssen nicht vom Hauptteil getrennt werden und werden typischerweise zur gleichen Zeit entsorgt – etwa ein aufgeklebtes Etikett.
• Separate Bestandteile (Nr. 44) werden vollständig vom Hauptteil entfernt und typischerweise vorher und getrennt entsorgt – etwa eine lose Einlage oder eine Kragenstütze.
• Verbundverpackungen (Nr. 24) bestehen aus zwei oder mehr Materialien, die sich nicht von Hand trennen lassen – es sei denn, ein Material macht höchstens 5 % der Gesamtmasse aus. Etiketten, Farben, Druckfarben, Klebstoffe und Lacke bleiben außer Betracht.

Diese Unterscheidung bestimmt, wie die Recyclingfähigkeit bewertet wird, welche Gewichte je Material für die EPR-Meldungen anfallen und welche Nachweise man vom Lieferanten braucht. In unseren beiden Projekten ergab der Durchgang sieben Bestandteile bei der Geschenkset-Box und fünf beim verpackten Hemd – plus ein eingenähtes Pflegeetikett, das keine Verpackung ist.

Die Produkt-/Verpackungsmatrix

Das Ergebnis von Schritt 1 ist eine Matrix: Jede Zeile steht für eine Verpackungseinheit, jede Spalte für ein Produkt, mit dem sie in Verkehr gebracht wird. Fast immer zeigt sich, dass sich ein großes Produktsortiment auf deutlich weniger Verpackungseinheiten zurückführen lässt – und genau dort entsteht Effizienz: Eine Verpackungseinheit wird einmal dokumentiert und gilt für alle zugeordneten Produkte.

Die beiden Geschenkset-Varianten unterscheiden sich nur geringfügig im Inhalt und werden in derselben Verpackungseinheit ausgeliefert. Dokumentiert wird sie deshalb nur einmal. Gleiches gilt für Umverpackung, E-Commerce- und Transportverpackung.

Schritt 2: In welcher Reihenfolge bearbeiten wir die Verpackungen?

Bei überschaubaren Sortimenten lassen sich alle Verpackungseinheiten parallel bearbeiten. Bei mehreren hundert Artikeln braucht es eine Reihenfolge. Wichtig vorab: Die Priorisierung legt fest, in welcher Reihenfolge gearbeitet wird – nicht, ob. Jede Verpackung, die in Verkehr gebracht wird, muss der PPWR entsprechen. Das erste Kriterium ist das wichtigste, weil es über den Umfang aller weiteren Pflichten entscheidet:

Fasst man Rolle, Material, Lieferkette und Kontrollrisiko zu einem regulatorischen Risiko zusammen und stellt es der Menge gegenüber, entstehen vier Quadranten – und damit eine Reihenfolge:

• Priorität A – hohe Menge, hohes Risiko. Hier beginnt die Arbeit. Im Textilprojekt sind das die Polybeutel in den Standardgrößen – hohe Stückzahlen, Kunststoff und eine Lieferkette bis nach Asien – sowie die bedruckten Etiketten und Hangtags.
• Priorität B – hohe Menge, geringes Risiko. Die Geschenkset-Box gehört trotz ihrer sieben Bestandteile hierher: Der Monomaterial-Ansatz senkt das Risiko deutlich. Ebenso der Standard-Versandkarton – für ihn stellt der Verpackungslieferant die Konformitätserklärung aus, nicht unser Kunde.
• Priorität B – geringe Menge, hohes Risiko. Die Polybeutel in Sondergrößen: dasselbe Material und dieselbe Lieferkette wie die Standardgrößen, aber deutlich kleinere Mengen.
• Priorität C – geringe Menge, geringes Risiko. Der Umkarton für die Filialbelieferung. Er wird bearbeitet, aber zuletzt.

Eine offizielle Liste, welche Verpackungsarten die Behörden besonders im Blick haben, gibt es bisher nicht. Belegbar ist: Die Kommission setzt zum Start auf einen Warnung-zuerst-Ansatz. In Deutschland überwacht die Zentrale Stelle Verpackungsregister vor allem Registrierung, Meldungen und EPR-Pflichten; die nach Landesrecht zuständigen Behörden führen die Vor-Ort-Kontrollen durch. Auf EU-Ebene hat die Kommission koordinierte Kontrollen von online verkauften und importierten Produkten zur Priorität erklärt.

Daraus ergibt sich ein erhöhtes Kontrollrisiko für Online-Kanäle und Drittlandimporte sowie für Verpackungen, bei denen sich Stoffgrenzwerte im Labor leicht überprüfen lassen.

Schritt 3: Welche Anforderungen gelten je Verpackungseinheit?

Für diesen Schritt nutzen wir die marktführende Product-Compliance-Plattform. Entscheidend für die PPWR ist, dass dort nicht nur Produkte, sondern auch Verpackungen als eigene Objekte angelegt und bearbeitet werden können. Auf Basis von Verpackungskategorie, Materialien, Bestandteilen, Zielmärkten und dem Zeitpunkt der Vermarktung erzeugt die Plattform eine Anforderungsliste, die neben der PPWR auch Stoffrecht, nationale Vorgaben, Normen und freiwillige Standards abdeckt.

Der Vermarktungszeitpunkt ist entscheidend, weil die PPWR ihre Pflichten stufenweise einführt: Dieselbe Verpackung muss heute andere Anforderungen erfüllen als ab 2028 oder ab 2030.

Der Effizienzgewinn liegt in der Verknüpfung: Die Verpackung wird mit den zugehörigen Produkten verbunden – die Matrix aus Schritt 1 wird direkt im System abgebildet. Nachweise werden einmal an der Verpackung hinterlegt und stehen für alle verknüpften Produkte zur Verfügung. Ändert sich ein Rechtsakt, etwa durch neue Einträge in der REACH-Kandidatenliste, wird die Anforderungsliste aktualisiert.

Technische Dokumentation und Konformitätserklärung aus einem System

Die Plattform deckt damit zwei Pflichten ab, die seit dem 12. August 2026 gelten: Vor dem Inverkehrbringen muss der Erzeuger ein Konformitätsbewertungsverfahren durchführen (Art. 38), eine technische Dokumentation nach Anhang VII erstellen und – wenn die Konformität nachgewiesen ist – eine EU-Konformitätserklärung nach Art. 39 ausstellen. Eine formale Konformitätserklärung für Verpackungen kannte die alte Verpackungsrichtlinie nicht.

Beides entsteht nicht als separates Word-Dokument, sondern aus denselben Daten wie die Anforderungsliste. Die Erklärung lässt sich in allen Amtssprachen der EU erzeugen – praktisch relevant, weil sie in die Sprache des Mitgliedstaats zu übersetzen ist, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird; Englisch allein genügt nicht. Außerdem lässt sie sich mit der eigenen Webseite oder einem Product-Information-Management-System (PIM) verbinden, sodass Handelspartner und Behörden immer die aktuelle Fassung sehen.

Beispiel: 41 Anforderungen für eine Geschenkbox

Für die Geschenkset-Box mit den Zielmärkten Belgien, Frankreich, Italien und Spanien umfasst die Anforderungsliste 41 Einzelanforderungen. Was nach viel klingt, ordnet sich schnell:

• PPWR-Kern: Schwermetallgrenzwert (Summe aus Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertigem Chrom max. 100 mg/kg), Minimierung besorgniserregender Stoffe und von Mikroplastik, Recyclingfähigkeit als Grundsatz, Minimierung nach den übergangsweise fortgeltenden Anforderungen, Leerraum, technische Dokumentation und Konformitätserklärung.
• Stoffrecht: REACH-Kandidatenliste und Anhang XVII, POP-Verordnung sowie das französische Verbot von Mineralölen in Verpackungen und Druckfarben.
• Nationale Umsetzung: EPR-Registrierung und Verpackungsvorgaben in Belgien, Spanien und Italien; in Frankreich Triman-Logo, Info-tri-Sortierhinweis und Umweltinformationen nach Décret 2022-748.
• Dokumentation und Standards: Stückliste (BoM), Identitätserklärung der Verpackung, Artwork, einschlägige EN-Normen, Materialkennzeichnung nach Entscheidung 97/129/EG sowie FSC-Standards.

Fünf Anforderungen sind als „noch nicht verpflichtend“ gekennzeichnet – jene, die erst ab 2030 oder später greifen. Sie bleiben sichtbar und lassen sich rechtzeitig aktivieren. Zwei Dokumente erweisen sich als besonders wertvoll. Die Stückliste ist die Grundlage für alle Bewertungen und EPR-Meldungen. Die Identitätserklärung – auch Identifikationsbescheinigung genannt – belegt, dass die gelieferte Verpackung dieselbe ist wie die, auf die sich die Prüfberichte beziehen.

Warum das nötig ist, zeigt ein typischer Fall aus der Verpackungsbeschaffung: Ein Folienhersteller produziert eine PE-Folie unter seiner internen Bezeichnung und beliefert damit mehrere Kunden – jeder unter eigener Artikelnummer, mancher unter eigenem Namen. Der Schwermetallprüfbericht ist auf die interne Bezeichnung des Herstellers ausgestellt. Für unseren Kunden ist dieser Bericht ohne Verbindungsstück nicht verwertbar, weil sich nicht belegen lässt, dass seine Beutelvariante und die geprüfte Folie dasselbe Material sind. Genau diese Brücke schlägt die Identitätserklärung.

Ohne sie lässt sich ein an sich gültiger Prüfbericht keiner konkreten Verpackungseinheit zuordnen.

Was gilt wann?

Schritt 4: Welche Nachweise brauchen wir von den Lieferanten?

Nach Art. 16 PPWR müssen Lieferanten von Verpackungen und Verpackungsmaterialien dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen aushändigen, die er für den Konformitätsnachweis benötigt, einschließlich der technischen Dokumentation nach Anhang VII. Die Anforderungsliste aus Schritt 3 macht die Anfrage präzise: Wir fragen nicht pauschal nach „PPWR-Konformität“, sondern gezielt nach den Dokumenten, die einzelne Anforderungen abdecken.

Zwei Ausgangssituationen mit unterschiedlicher Komplexität

• Fall a) Das Unternehmen bezieht die Verpackungen selbst. Es kauft Kartons, Einlagen oder Folien bei Verpackungslieferanten ein und verpackt seine Produkte selbst oder lässt sie verpacken. Die Nachweise werden direkt bei den Lieferanten der Verpackungsmaterialien angefordert – über genau eine Stufe.
• Fall b) Das Unternehmen bezieht das Produkt fertig verpackt. Der Produktlieferant liefert Produkt und Verpackung aus einer Hand. Das Unternehmen fordert die Unterlagen für Produkt und Verpackung bei diesem Lieferanten an.

In unseren Projekten ist Fall b) der Regelfall – und dort liegt die größte Herausforderung der PPWR-Umsetzung. Denn der Produkthersteller produziert die Verpackung in aller Regel nicht selbst, sondern bezieht sie seinerseits von einem oder mehreren Verpackungslieferanten. Er muss die Unterlagen also bei seinen Vorlieferanten anfordern. Bei asiatischen Produktlieferanten sitzen diese meist ebenfalls in Asien und sind über die Anforderungen der PPWR selten vollständig informiert.

Fehlen Dokumente des Vorlieferanten, bleibt die Dokumentation zur Verpackung unvollständig – oder sie entsteht nur mit erheblichem Zeitverlust, weil jede Rückfrage über zwei Stufen läuft. An der Verantwortung ändert das nichts: Wer unter eigenem Namen oder eigener Marke herstellen lässt, ist Erzeuger, auch wenn er selbst keine einzige Verpackung produziert.

Was in Fall b) hilft:

• Die Nachweisliste mitgeben: eine konkrete Liste je Verpackungsbestandteil, die der Produktlieferant an seine Vorlieferanten weitergeben kann – idealerweise auf Englisch und mit Vorlagen.
• Vorlieferanten sichtbar machen: Wer liefert Folie, Karton, Etiketten, Klammern und Druckfarben? Allein diese Übersicht beschleunigt Rückfragen erheblich.
• PPWR-Nachweise vertraglich verankern: in Spezifikationen, Einkaufsbedingungen und Bestellungen, insbesondere für Neuaufträge.
• Laborprüfungen als Rückfallebene einplanen, wenn Nachweise nicht oder nicht rechtzeitig zu bekommen sind.

Idealerweise kämen alle Bestandteile einer Verpackungseinheit von einem Lieferanten – dann genügte ein Satz Unterlagen. Realistisch ist das selten: Folie, Kartonage, Metallwaren und Druck kommen aus verschiedenen Branchen und werden dort eingekauft, wo auch das Produkt konfektioniert wird. Für Neuentwicklungen lohnt die Frage trotzdem, denn jeder eingesparte Vorlieferant spart dauerhaft Pflegeaufwand.

Schritt 5: Wie prüfen wir die eingegangenen Dokumente?

Ein Ordner voller Dokumente ist noch kein Konformitätsnachweis. Jeder eingehende Nachweis wird geprüft, bevor er einer Anforderung zugeordnet wird. Drei Fragen stehen im Mittelpunkt:

Hier zahlt sich die Vorarbeit aus: Die Identitätserklärung verbindet die eigene Artikelnummer mit der Bezeichnung auf dem Prüfbericht, die Anforderungsliste zeigt die offenen Lücken. Jeder geprüfte Nachweis wird direkt der Anforderung zugeordnet, sodass der Bearbeitungsstand jederzeit sichtbar ist. Unvollständige Nachweise gehen mit einer konkreten Rückfrage an den Lieferanten zurück – nicht mit einem allgemeinen „bitte nachbessern“.

Schritt 6: Wie entsteht die EU-Konformitätserklärung?

Sind alle anwendbaren Anforderungen mit geprüften Nachweisen belegt, ist die Konformitätsbewertung abgeschlossen. Der Erzeuger stellt die EU-Konformitätserklärung nach Art. 39 aus, deren Aufbau Anhang VIII vorgibt. Die technische Dokumentation nach Anhang VII bildet die Grundlage und muss für die Marktüberwachung verfügbar bleiben.

Wer unterschreibt – und wer haftet? Unterschrieben wird im Namen des Erzeugers. Nach außen steht damit das Unternehmen dafür ein, dass die Verpackung die Anforderungen erfüllt.

Für die Personen, die unterschreiben, ist die Sache damit aber nicht erledigt. Wer eine Verpackung freigibt, ohne die Anforderungen und die Nachweise geprüft zu haben, trägt ein persönliches Risiko – auf zwei Wegen.

Erstens die Haftung gegenüber der eigenen Gesellschaft. Geschäftsführer schulden ihr die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns (§ 43 GmbHG). Trifft das Unternehmen später ein Bußgeld, eine Rücknahme oder eine Vertragsstrafe, können die Gesellschafter genau diesen Schaden beim Geschäftsführer geltend machen.

Zweitens Bußgelder wegen verletzter Aufsichtspflicht. Sie richten sich nach §§ 9, 130 OWiG gegen die verantwortliche Person. Das kann auch eine Fachverantwortliche oder ein Fachverantwortlicher sein, etwa im Qualitätsmanagement, wenn die Aufgabe ausdrücklich übertragen wurde.

Wer unterschreibt, sollte deshalb jederzeit zeigen können, auf welche geprüften Nachweise er sich stützt. Entscheidend ist nicht die Unterschrift selbst, sondern der dokumentierte Prozess dahinter.

Weil technische Dokumentation und Konformitätserklärung aus denselben Daten entstehen wie die Anforderungsliste, ist dieser Schritt kein eigenes Großprojekt, sondern die logische Konsequenz der Schritte 3 bis 5. Wichtig ist, die Erklärung aktuell zu halten: Wechselt ein Verpackungslieferant, ändert sich ein Material oder die Rechtslage, wird sie überprüft und gegebenenfalls neu ausgestellt.

Teil 2: Zwei Projekte aus der Praxis

Die beiden folgenden Projekte stammen aus unterschiedlichen Branchen – und sie unterscheiden sich vor allem im Zuschnitt. Beim Geschenkset ging es um eine einzelne Verkaufsverpackung: eine reine Kartonverpackung, allerdings mit sieben Bestandteilen. Beim Hemdenanbieter war das gesamte Verpackungssortiment zu erfassen – Verpackungseinheiten aus vier Materialien, Lieferanten in zwei Weltregionen und mehrere Vertriebswege. Am Ende steht, was schnell ging und was nach sechs Wochen noch offen war.

Beispiel 1: Das Geschenkset mit Haushaltsartikeln

Auf den ersten Blick eine einfache Kartonverpackung – auf den zweiten eine Verpackungseinheit mit sieben Bestandteilen. Alle bestehen aus Papier, Karton bzw. Wellpappe. Damit liegt keine Verbundverpackung vor, die Mindestrezyklatanteile nach Art. 7 spielen keine Rolle, und für die Recyclingfähigkeit ist die Ausgangslage günstig.

Zwei Fragen haben wir im Inventar trotzdem festgehalten. Erstens: Wird die Box direkt an Endkunden versendet oder in einem zusätzlichen Versandkarton? Das erzeugt gegebenenfalls eine zweite Verpackungseinheit in der Kategorie E-Commerce-Verpackung. Zweitens: Sind alle Einlagen für den Produktschutz erforderlich? Ab dem 12. Februar 2028 muss der Leerraum in Verkaufsverpackungen auf das für die Funktion notwendige Minimum reduziert sein (Art. 24). Eine Einlage, die das Produkt schützt, lässt sich begründen; eine, die nur Volumen erzeugt, nicht.

Beispiel 2: Das verpackte Hemd eines Textilanbieters

Der Anbieter beschafft seine Hemden auf zwei Wegen: ein Teil von Lieferanten in Osteuropa, also innerhalb der EU, ein anderer aus Asien. Geliefert werden die Hemden gefaltet und einzeln verpackt. Was nach „einer Tüte“ aussieht, ist eine Verpackungseinheit aus mehreren Bestandteilen und Materialien.

Weil der Anbieter Polybeutel und Etiketten mit seinen eigenen Marken bedrucken lässt – je nach Sortiment mit unterschiedlichen Marken –, ist er Erzeuger nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. a PPWR. Das gilt unabhängig davon, wer die Beutel herstellt und in welchem Land.

Gemeinsam haben wir das gesamte Sortiment auf 10 Verkaufsverpackungen zurückgeführt, die sich im Wesentlichen in Beutelgröße und Etikettierung unterscheiden, und auf 3 Transportverpackungen. Macht 13 Verpackungseinheiten für ein vielfach größeres Artikelsortiment. Diese 13 lassen sich im Product-Compliance-Management-System als eigene Objekte anlegen, mit den zugehörigen Artikeln verknüpfen und jeweils einmal dokumentieren.

Was schnell ging – und was nach sechs Wochen noch offen war

Beim Geschenkset war die Konformitätserklärung in weniger als zwei Wochen erstellt und unterschrieben. Der Grund lag beim Lieferanten: Er hat die angeforderten Dokumente innerhalb weniger Tage vollständig geliefert. Vieles war nicht neu – der Schwermetallgrenzwert galt schon unter der alten Richtlinie, entsprechende Prüfberichte lagen vor. Bei Papier- und Kartonverpackungen decken zudem wenige Dokumente einen großen Teil der Anforderungen ab: Stückliste, Schwermetallprüfbericht, Stoffdeklarationen, FSC-Zertifikat.

Beim Textilsortiment war nach sechs Wochen der weit überwiegende Teil abgebildet – vollständig war es nicht. Offen blieben zwei Gruppen:

• Einzelne Verpackungsvarianten mit deutlich geringeren Vertriebsmengen. Sie standen in der Priorisierung bewusst hinten – genau so, wie Schritt 2 es vorsieht.
• Einzelne Transportverpackungen, bei denen Nachweise oder Konformitätserklärungen der Lieferanten fehlten. Weil es sich um Standardverpackungen handelt, die nicht eigens für den Kunden gefertigt werden, liegt die Verantwortung für die Konformitätserklärung beim Verpackungslieferanten. Auch diese haben wir zunächst zurückgestellt.

Das ist keine Notlösung, sondern das Ergebnis der Priorisierung aus Schritt 2: Zuerst bearbeitet wird, was Menge und regulatorisches Risiko nach vorn stellen. Nach sechs Wochen lag der verbliebene Rest deshalb genau dort, wo er am wenigsten wiegt – bei kleinen Mengen und bei Verpackungen, für die ohnehin der Lieferant die Konformitätserklärung schuldet.

Kundenstimme

„Wir haben bewusst versucht, schon vor über sechs Monaten mit den Arbeiten zu beginnen, und haben Verpackungen vereinheitlicht und reduziert. Auch haben wir zahlreiche Webinare besucht und uns mit Verbänden ausgetauscht. Dennoch werden viele praktische Fragen in der Verordnung und den Leitlinien nicht eindeutig geklärt, und uns war nicht klar, wie wir die Vielzahl von Verpackungen strukturieren und mit den Produkten verbinden sollten. Das Verpackungsinventar der trinasco und die Verbindung von Verpackungen und Produkten, die Erstellung der technischen Dokumentation und der Konformitätserklärung über die Product-Compliance-Management-Plattform haben uns einen sehr effizienten Weg gezeigt.“

Geschäftsführer eines Textilunternehmens

Teil 3: Fragen aus den Projekten

Die folgenden neun Fragen sind uns in diesen und anderen Projekten am häufigsten begegnet. Jede Antwort steht für sich – Sie können also direkt zu der Frage springen, die Sie betrifft. Die Antworten geben unsere Vorgehensweise wieder und ersetzen keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

Ist der Polybeutel eines Hemdes Verkaufs- oder Transportverpackung?

Rechtlich hängt es am Vertriebsweg. Praktisch haben wir unserem Kunden empfohlen, den Polybeutel durchgehend als Verkaufsverpackung zu behandeln.

Die beiden theoretischen Fälle: Erhält der Endabnehmer das Hemd im Beutel – etwa im Versandhandel –, bildet der Beutel mit dem Hemd eine Verkaufseinheit und ist Verkaufsverpackung nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 5. Nimmt ein Fachgeschäft das Hemd aus dem Beutel und verkauft es ohne ihn, erreicht der Beutel den Endabnehmer nie; seine Funktion war der Schutz bei Handhabung und Transport, er wäre dann Transportverpackung nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 7.

Drei Gründe sprechen dafür, diese Unterscheidung nicht nachzubilden:

• Im Online-Verkauf erreicht der Beutel den Endabnehmer in jedem Fall. Dort ist er eindeutig Verkaufsverpackung.
• Ob ein stationärer Händler den Beutel vor dem Verkauf entfernt, kann der Anbieter weder wissen noch steuern.
• Zwei parallele Einordnungen derselben Verpackung bedeuten doppelte Dokumentation, doppelte Pflege und bei jeder Lieferung eine Zuordnungsfrage.

Die durchgehende Einordnung als Verkaufsverpackung ist die strengere Variante. Sie deckt den Online-Kanal sicher ab und erspart die Fallunterscheidung. Praktische Folge: Die Kennzeichnungspflichten nach Art. 12, die ab 2028 greifen, werden für alle Beutel eingeplant – nicht nur für die online verkauften. Weil die Marke des Kunden auf dem Beutel steht, ist er zugleich Erzeuger dieser Verkaufsverpackung, unabhängig vom Kanal.

Sind Kleiderbügel, Nadeln und Etiketten Verpackung?

In den meisten Fällen ja. Anhang I der PPWR enthält eine indikative Liste, die für Textilien sehr konkret wird:

• Kunststoffhüllen wie der Polybeutel sind Verpackung.
• Etiketten, die direkt am Produkt angebracht oder daran befestigt sind – also etwa Hangtags – gelten als Verpackung. RFID-Tags dagegen ausdrücklich nicht.
• Heftklammern sind ausdrücklich als Verpackung genannt. Das ist der passende Anknüpfungspunkt für die kleinen Nadeln und Klemmen, mit denen die Faltung der Hemden fixiert wird.
• Kleiderbügel sind Verpackung, wenn sie mit einem Kleidungsstück verkauft werden – ohne Kleidung verkaufte Bügel nicht.

Nicht zur Verpackung gehört das eingenähte Pflegeetikett: Es ist fest mit dem Hemd verbunden und erfüllt keine Verpackungsfunktion. Solche Abgrenzungen halten wir im Inventar ausdrücklich fest – auch die Fälle, die am Ende keine Verpackung sind. Beim nächsten Audit stellt sich die Frage erneut, und eine dokumentierte Begründung spart die zweite Diskussion.

Wird man zum Hersteller, wenn man eine Lieferung auspackt?

Ja. Wer verpackte Produkte auspackt, ohne Endabnehmer zu sein, gilt nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 15 Buchst. e PPWR als Hersteller im Sinne der erweiterten Herstellerverantwortung – mit Registrierungs- und Meldepflichten für diese Verpackung.

Beim Hemdenanbieter ist das Alltag: Die Ware kommt in großen Kartons an, die teilweise ausgepackt und deren Inhalt in eigenen Transportverpackungen weiterversendet wird. Für das Inventar heißt das: Erfasst wird nicht nur die Verpackung, die eingekauft wird, sondern auch die, die durch den eigenen Prozess anfällt. Das ist einer der Punkte, an denen ein Verpackungsinventar größer wird als erwartet – und zugleich einer, an dem sich die Arbeit schnell auszahlt, weil sonst eine ganze Verpackungsart unbemerkt durch das Raster fällt.

Wer erstellt die Konformitätserklärung für Standard-Transportverpackungen?

Der Lieferant. Wer eine Verpackung herstellt, ist ihr Erzeuger – es sei denn, jemand lässt sie unter eigenem Namen oder eigener Marke herstellen. Ein Standard-Versandkarton aus dem Katalog eines Verpackungsherstellers wird nicht für einen bestimmten Kunden gefertigt. Die Konformitätserklärung stellt deshalb der Verpackungshersteller aus.

Die Aufgabe des Anwenders besteht darin, sie zu beschaffen und zu prüfen – nicht, sie selbst zu erstellen. Anders liegt der Fall bei eigens konstruierten oder mit eigener Marke bedruckten Transportverpackungen: Dort ist der Anwender Erzeuger. Diese Unterscheidung wirkt sich direkt auf die Priorisierung aus, wie das Portfolio in Schritt 2 zeigt.

Sind Lieferanten aus der EU einfacher als Lieferanten aus Asien?

Rechtlich ja, praktisch nicht unbedingt.

Rechtlich ist die Lage klar: Ein Lieferant mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat ist selbst Wirtschaftsakteur im Sinne der PPWR, unterliegt der Verordnung unmittelbar und ist für die Marktüberwachung erreichbar. Die Begriffsbestimmung des Lieferanten in Art. 3 Abs. 1 Nr. 16 unterscheidet zwar nicht nach Sitz – durchsetzen lässt sich die Informationspflicht gegenüber einem Lieferanten außerhalb der EU praktisch aber nur vertraglich. Hinzu kommt: Mit der Einfuhr wird der Abnehmer selbst zum Importeur (Art. 3 Abs. 1 Nr. 17).

Praktisch hat unser Textilprojekt das Gegenteil gezeigt. Einige der Lieferanten in Osteuropa hatten schlechtere Vorkenntnisse und eine dünnere Datenlage als einzelne Lieferanten aus Asien. Man darf also nicht automatisch davon ausgehen, dass Unterlagen leichter zu bekommen sind, nur weil der Lieferant seinen Sitz in der EU hat. Die rechtliche Ausgangslage ist die eine Sache – wie gut ein Lieferant seine eigenen Materialien kennt und dokumentiert hat, die andere.

Was gilt für Bestandsware, die schon im Lager oder im Handel liegt?

Entscheidend ist nicht, wann eine Verpackung hergestellt wurde, sondern wann sie erstmals auf dem Unionsmarkt bereitgestellt wurde.

• Vor dem 12. August 2026 in Verkehr gebracht: Diese Ware muss weder zurückgerufen noch umgepackt oder vernichtet werden. Sie darf regulär abverkauft werden.
• Vor dem Stichtag hergestellt, aber noch nicht in Verkehr gebracht: Die PPWR gilt. Die Kommission hat in ihren FAQ aber klargestellt, dass solche Bestände nicht vernichtet oder umetikettiert werden müssen. Die Angaben zur Rückverfolgbarkeit nach Art. 15 – eindeutige Kennung und Angaben zum Erzeuger – dürfen über ein Begleitdokument bereitgestellt werden, statt auf der Verpackung selbst zu stehen.

Diese Erleichterung ist eng gefasst. Sie betrifft die Rückverfolgbarkeitsangaben – nicht die PFAS-Grenzwerte für Lebensmittelkontaktverpackungen und nicht die Konformitätserklärung. Wer sich darauf beruft, sollte belegen können, wann eine Verpackung erstmals bereitgestellt wurde: Rechnungen, Lieferscheine und Lagerdaten sind dafür die üblichen Nachweise.

Zur Durchsetzung hält die Kommission die Marktüberwachungsbehörden an, zunächst zur Beseitigung der Nichtkonformität aufzufordern und Gelegenheit zur Korrektur zu geben, bevor Verbote oder Rücknahmen folgen; ein sanktionsorientiertes Vorgehen soll vermieden werden. Das ist eine Orientierung für die Behörden, keine Verschiebung des Geltungsbeginns.

Müssen die Materialien in der Konformitätserklärung stehen?

Nein, eine Auflistung der Materialien verlangt die Konformitätserklärung nicht. Sie bezieht sich auf die Verpackungseinheit – nicht auf einen Verpackungstyp – und muss diese Einheit eindeutig identifizieren. Anhang VIII verlangt dafür eine eindeutige Kennung der Verpackung sowie eine Beschreibung des Gegenstands der Erklärung, die die Rückverfolgung erlaubt. Die Materialien gehören dagegen in die technische Dokumentation nach Anhang VII, die Entwürfe, Fertigungszeichnungen und die Materialien der Bauteile enthält.

In der Praxis nehmen viele Erzeuger trotzdem eine kurze Materialangabe in die Beschreibung auf, weil sie die Verpackungseinheit eindeutig macht; verpflichtend ist das nicht.

Das hat praktische Folgen weit über das Dokument hinaus. Beim verpackten Hemd kommen vier Materialien in einer einzigen Verkaufseinheit zusammen: Kunststoff, Karton, Metall und Druckfarben. Weil sich die Bestandteile von Hand trennen lassen, liegt keine Verbundverpackung vor – aber jedes Material muss mit seinem Gewicht in der Stückliste auftauchen, weil die EPR-Meldungen nach Materialfraktionen erfolgen. Der Kunststoffanteil bringt ab 2030 zusätzlich die Mindestrezyklatanteile nach Art. 7 ins Spiel.

Was im Inventar nicht sauber erfasst ist, fehlt am Ende in der technischen Dokumentation und in den EPR-Meldungen – also genau dort, wo das Unternehmen gegenüber Handel und Behörden nachweisen muss, dass es seine Verpackungen kennt.

Gilt die PPWR auch in der Schweiz?

Nein. Die Schweiz gehört nicht zum EU-Binnenmarkt; die PPWR gilt dort nicht unmittelbar. Praktisch entlastet das die Unternehmen, die die DACH-Region beliefern: Die schweizerischen Beschränkungen für Schwermetalle in Verpackungen und Verpackungsbestandteilen sind mit denen der Verordnung (EU) 2025/40 identisch – bei Art und Umfang der geregelten Schwermetalle, den betroffenen Verpackungen und den Ausnahmen. Verpackungen, die die EU-Anforderungen erfüllen, dürfen deshalb auch in der Schweiz in Verkehr gebracht werden; die Prüfberichte lassen sich weiterverwenden.

Entsorgung und Rücknahme richten sich dagegen nach schweizerischem Recht und sind separat zu betrachten.

Wie viel Aufwand entsteht im eigenen Unternehmen?

Das hängt vor allem von zwei Dingen ab: wie gut das eigene Sortiment vorbereitet ist und wie professionell die Lieferanten mitarbeiten. Beides erklärt, warum unsere beiden Projekte vergleichsweise zügig liefen.

Beim Hemdenanbieter war die Vorarbeit entscheidend. Der Verantwortliche hatte mindestens sechs Monate vorher begonnen, Verpackungen zu vereinheitlichen und Zusatzmaterialien zu reduzieren. Ohne diese Vorarbeit wären aus 13 Verpackungseinheiten deutlich mehr geworden – und aus sechs Wochen ein längeres Projekt.

Beim Geschenkset war es der Lieferant: ein etablierter Kartonagenhersteller, bei dem viele Nachweise bereits vorlagen, weil der Schwermetallgrenzwert von 100 mg/kg schon unter der Verpackungsrichtlinie 94/62/EG galt. Wer weder die eine noch die andere Voraussetzung mitbringt, sollte mit einem längeren Vorlauf rechnen. Der Engpass ist dann fast immer die Lieferkette, nicht das eigene Haus.

Fazit: Komplex und anspruchsvoll – aber lösbar

Die PPWR ist gerade bei großen Sortimenten komplex – aber mit den richtigen Schritten und den richtigen Werkzeugen zu erfüllen. Der zeitkritische Faktor liegt in aller Regel nicht im eigenen Unternehmen, sondern bei den Lieferanten und ihren Vorlieferanten. Die Anforderungen an Verpackungen standen bisher nie so im Fokus wie die an Produkte. Gerade bei den Produzenten der Verpackungen sind die benötigten Nachweise deshalb oft nicht vorhanden – sie müssen erst erstellt, geprüft oder im Labor ermittelt werden.

Bei fertig verpackt bezogenen Produkten läuft jede Anfrage über mindestens zwei Stufen der Lieferkette.

Vier Voraussetzungen haben sich in unseren Projekten als entscheidend erwiesen:

1. Ohne Aufschub beginnen. Die Pflichten bestehen bereits und sind seit dem 12. August 2026 verpflichtend. Noch setzen die Behörden auf Hinweis und Korrekturgelegenheit statt auf Sanktionen – diese Phase sollte man nutzen.
2. Eine klare Vorgehensweise. Sechs Schritte machen aus einem unübersichtlichen Regelwerk ein planbares Projekt.
3. Ein passendes Werkzeug. Verpackungen als eigene Objekte führen, mit den Produkten verknüpfen und daraus technische Dokumentation und Konformitätserklärung erzeugen.
4. Lieferanten, die mitarbeiten. Die PPWR verpflichtet sie dazu – entscheidend ist, dass die Informationen auch von den Vorlieferanten ankommen.

Die trinasco GmbH unterstützt Sie dabei – vom Verpackungsinventar bis zur unterschriebenen Konformitätserklärung.

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Dieser Beitrag gibt die Erfahrungen der trinasco GmbH wieder und stellt keine Rechtsberatung dar. Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2025/40. Stand: Oktober 2026.

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