Update: 08.10.2020: Der Umgang mit Produkt Compliance-Anforderungen ist in jedem Unternehmen anders und hängt in der Regel von der Art des Unternehmens (Hersteller, Importeur, Handel), der Sortimentsstruktur und der Organisationsform ab. Im Handel und bei Importeuren ist das Produkt Compliance Management oft im Einkauf angesiedelt, bei Herstellern meist in der Forschung & Entwicklung oder im Produktmanagement. Je nach Größe der Organisation gibt es zudem immer häufiger ein übergeordnetes Qualitätsmanagement, das sich u.a. um die Konformität der Produkte und des Sortiments kümmert.
In diesem Artikel benutzen wir ausschließlich das Wort „Manager“ als englischen Begriff. Dieser bezieht sich natürlich sowohl auf die weibliche, männliche sowie diverse Form.
Auch die Intensität des Produkt Compliance Managements unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Gerade bei Unternehmen, die stark von zugekauften Produkten abhängen, treffen wir immer wieder auf drei unterschiedliche Vorgehensweisen:
In vielen Fällen vertrauen die Unternehmen voll auf ihre Lieferanten und fordern die für die Produkt Compliance notwendigen Dokumente nicht einmal an. Nur bei Bedarf (z.B. einer Behördenprüfung) werden die Dokumente angefordert.
Dieser Umgang mit Produkt Compliance-Anforderungen ist sehr risikoreich. Aus unserer Erfahrung liegen bei Lieferanten keine, unvollständige oder nicht lieferungs-/produktbezogene Dokumente vor. Sobald die Produkte etwas älter sind, besteht kaum die Chance, die „alten“ Dokumente noch zu erhalten. Neben der mangelnden Verfügbarkeit oder Dokumentation ist dies oft auch durch einen Wechsel von Mitarbeitern oder andere interne Veränderungen beim Lieferanten begründet.
Bei dieser Vorgehensweise fordert das Unternehmen die vom Lieferanten zur Verfügung gestellten Dokumente zwar an, prüft sie jedoch nicht, sondern legt sie nur in einem mehr oder minder geeigneten System ab. Dies ist im Vergleich zu Fall 1 eine nur wenig bessere Situation. Bei einer Behördenprüfung wird nämlich dann meist festgestellt, dass die Dokumente unvollständig, nicht zutreffend oder falsch sind. Auch diese Situation ist so mit einem sehr hohen Risiko verbunden.
Eine andere Variante besteht darin, die Produkte in eigenem Auftrag vom einem Prüfhaus testen zu lassen, um eine aussagefähige Dokumentation der Produkte zu erhalten. Dies ist in der Regel recht teuer und zeitlich oft schwer, da die Prüfungen langwierig sein können. Zudem werden meist nur Muster oder Erstlieferungen getestet – die regelmäßige Prüfung von Produkten (z.B. bei Serienprodukten) findet oft nicht statt, ist finanziell und zeitlich so gut wie unmöglich. Diese Situation ist mit einem weniger hohen Risiko verbunden, aber mit sehr hohen Kosten.
In den zuvor beschriebenen Fällen benötigt das Unternehmen eigentlich keinen eigenen Produkt Compliance Experten. Allerdings sind diese drei Lösungsansätze auch alles andere als eine optimale Lösung.
Eine angemessene und zielführende Lösung ist, eine eigene Produkt Compliance Kompetenz aufzubauen, produktspezifische Anforderungslisten (Prüfpläne) zu erstellen oder zu erwerben, die produktspezifischen Dokumente pro Lieferung vom Lieferanten anzufordern und diese auf Basis einer ausgewogenen Risikoeinschätzung zumindest stichprobenartig zu prüfen. So können Fehler und Probleme sofort erkannt und auch behoben werden. Voraussetzung für dieses Vorgehen ist jedoch fachlich versiertes Personal (z.B. ein Produkt Compliance Manager) und/oder die Freistellung von Experten aus verschiedenen Bereichen.
Produkt Compliance Management verlangt ein breitgefächertes Wissen aus unterschiedlichen Spezialgebieten und unterscheidet sich zudem von Unternehmen zu Unternehmen durch die unterschiedlichen Produkte und Sortimente. Zu den wünschenswerten Kenntnissen und Kompetenzen zählen u.a.:
Produkt Compliance-Anforderungen entstehen im europäischen Raum durch europäische Richtlinien und Verordnungen, Landesgesetze und harmonisierte/nicht-harmonisierte Normen. Der Produkt Compliance Manager muss diese Gesetzestexte verstehen und interpretieren können, er muss stets “auf dem Laufenden bleiben” und Interesse daran haben, sich immer wieder mit neuen Gesetzestexten auseinanderzusetzen. Zudem sollten Produkt Compliance Anforderungen in Verträgen mit Lieferanten festgehalten werden (mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel: Internationale Beschaffung – 5 Tipps für langfristigen Erfolg). Der Produkt Compliance Manager sollte also in der Lage sein, die Anforderungen an Lieferanten in Verträgen zu formulieren oder diese Anforderungen für die entsprechenden Rechtsabteilungen erläutern können.
Der Produkt Compliance Manager sollte verstehen, wie komplexe Produkte funktionieren und wie sie aufgebaut sind, um bestimmte Funktionen verrichten zu können. Er sollte potentielle Gefahren des Produktes einschließlich der vorhersehbaren Fehlanwendung antizipieren (Risikoanalyse) und mögliche konstruktive Lösungen einschätzen können. Auch sollte er die technischen Anforderungen und Ausnahmen der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften kennen, um über die korrekte Einordnung seiner Produkte in die jeweiligen Vorschriften zu entscheiden. Er muss die Bill of Material der Produkte lesen können und bei Veränderungen des Produktaufbaus erkennen, was dies für das Produkt, die Funktionsweise und die Produkt Compliance-Anforderungen bedeutet.
Die Kenntnis über die Gefährlichkeit verschiedener Substanzen für Mensch und Umwelt hat in den letzten zwanzig Jahren dramatisch zugenommen. Auch sind die Themen Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung ein wichtiger Teil der öffentlichen Diskussion geworden. Infolgedessen sind die gesetzlichen Anforderungen bzw. die Verbote bestimmter Stoffe in Konsumentenprodukten substanziell verschärft worden. Dieser Bereich zählt heute zu den mit Abstand kritischsten Vorgaben. Zudem drohen beim Verstoß gegen die Chemikalienverbotsverordnung empfindliche Bußgelder und sogar Haftstrafen. Der Produkt Compliance Manager muss verstehen, welche Substanzen in seinen Produkten vorhanden sind oder sein könnten, wie die im Produkt enthaltenen Stoffe miteinander agieren und wie diese entsorgt werden müssen. Die Bill of Substances zu verstehen und zu hinterfragen sollte dem Produkt Compliance Manager keine Probleme bereiten. Ein gutes chemisches Wissen und Verständnis für Substanzen und Gemische ist nahezu unumgänglich, um die Produkt Compliance-Anforderungen (REACH-Verordnung, RoHS Richtlinie, POP-Verordnung, usw.) erfüllen zu können.
Der Produkt Compliance Manager sollte einschätzen können, welche Materialien sich für welche Produkte eignen, aus welchen Vormaterialien diese bestehen können und welche Anforderungen oder Beschränkungen aus regulativer Sicht für diese gelten. Dies gilt, je nach Sortiment des Unternehmens, für Textilien, Kunststoffe, Metalle oder auch Holz, für die es z.T. sehr detaillierte Anforderungen oder Verbote gibt.
Die allgemeine Produktsicherheit von Produkten hängt neben den benutzten Materialien und Komponenten maßgeblich von der Art des Produktionsprozesses und den Qualitätskontrollen ab. Daneben können auch logistische Mängel zu Qualitäts- und Sicherheitsmängeln der Produkte führen. Die Produktions- und Logistikprozesse der vermarkteten Produkte zu verstehen ist daher ebenso notwendig wie die Kenntnis verschiedener Prüf- und Testverfahren, welche die Produktsicherheit oder das Vorhandensein bestimmter Substanzen überprüfen sollen.
Der Produkt Compliance Manager muss in der Lage sein, mit unterschiedlichsten Lieferanten zu kommunizieren und die Anforderungen des Unternehmens zu formulieren. Die meisten Unternehmen, die wir unterstützen, beziehen ihre Produkte hauptsächlich aus dem asiatischen Raum. Der Produkt Compliance Manager benötigt daher eine sprachliche und interkulturelle Kompetenz, mit den entsprechenden Verantwortlichen beim Lieferanten zu interagieren, die eigenen Anforderungen durchzusetzen und dabei die Beziehung zum Lieferanten positiv voranzutreiben.
Die Berücksichtigung der verschiedenen Produkt Compliance-Anforderungen und die kritische Sicht aus der gesetzlichen Perspektive widersprechen nicht selten den Time-to-Market- oder Kostensenkungszielen von Einkauf oder Produkt-Management. Auch wollen Lieferanten nicht immer alle Anforderungen erfüllen oder diskutieren die Notwendigkeit bestimmter Anforderungen. In diesen Situationen muss der Produkt Compliance Manager seine Sichtweise beharrlich und mit Nachdruck vertreten. Dies ist nicht immer einfach. Auch fordern Diskussionen mit Behörden eine hohe Belastbarkeit, vor allem wenn durch hohe Bußgelder, angedrohten Verkaufsverboten oder Produktrückrufen die Zukunft des Gesamtunternehmens auf dem Spiel steht.
Weiterhin ist es für die Ausübung der Stelle des Produkt Compliance Managers wichtig, dass dieser unternehmerisch denkt und den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens im Auge hat. Er sollte die Auswirkungen seines Tuns auf die Kosten- und Margensituation berücksichtigen und diese vor dem Hintergrund der potentiellen Risiken einschätzen können.
Diese Beschreibung der vielfältigen Fähigkeiten und Kompetenzen des Produkt Compliance Managers macht deutlich, welches breite Wissen diese Personen mitbringen sollten, wie anspruchsvoll die Aufgabe ist und wie schwer es ist, diese Stelle erfolgreich zu besetzen (und diese Person auch im Unternehmen zu halten).
In den USA und vor allem in der chemischen und pharmazeutischen Industrie setzt sich zunehmend der Begriff des Product Stewardship durch, mit dem die ganzheitliche Betrachtung des Produktes und seiner Auswirkungen für Mensch und Umwelt über den gesamten Produktlebenszyklus hervorgehoben werden.
Das Pharma-Unternehmen Roche schreibt auf seiner Webseite: „Product Stewardship bedeutet für Roche die Minimierung der Auswirkungen auf Gesundheit, Sicherheit und Umwelt unserer Produkte oder Dienstleistungen entlang des gesamten Produkt-Lebenszyklus. Produzenten, Lieferanten, Service-Anbieter, Einzelhändler und Verbraucher werden so aktiv aufgefordert, Verantwortung zur Minimierung der Auswirkungen des Produkts ernst zu nehmen“.
Ähnlich klingt es bei BASF: „Wir arbeiten kontinuierlich daran, dass unsere Produkte bei verantwortungsvoller und sachgerechter Verwendung kein Risiko für Mensch und Umwelt darstellen. Mit unserem Bekenntnis zu Produktverantwortung im Rahmen von Responsible Care, der Global Product Strategy und weiteren Initiativen des Internationalen Verbands der Chemischen Industrie (ICCA) verpflichten wir uns dazu, negative Einflüsse unserer Produkte auf Sicherheit, Gesundheit und Umwelt entlang der Wertschöpfungskette – von der Entwicklung bis zur Entsorgung – kontinuierlich zu minimieren“.
Letztlich spiegelt ein so verstandenes Product Stewardship recht genau die Verantwortung des Produkt Compliance Managers wider. Da sich der Begriff des Product Stewardships im Bereich der Nonfood-Konsumgüter in Europa noch nicht durchgesetzt hat, nutzen wir die Bezeichnung Produkt Compliance Manager, um die komplexen Herausforderungen dieser Position zu beschreiben.
Die Rolle und Verantwortung des Produkt Compliance Managers ist in vielen Unternehmen eine große Herausforderung. Seine Aufgabe ist es, eher aus der Produktsicherheits- und Behördenperspektive zu denken und zu argumentieren und stets den „worst case“ im Auge zu behalten. Damit hält er – aus Sicht der anderen Mitarbeiter – den Entscheidungsprozess und die zügige Einführung neuer Produktideen nur unnötig auf oder treibt die Kosten in die Höhe.
Dies kann dazu führen, dass der Produkt Compliance-Verantwortliche eine recht unbeliebte Rolle im Unternehmen einnimmt. Auch wenn er vorausschauende Argumente und Aspekte in Diskussionen einbringt, ist das Hinzuziehen des Produkt Compliance Managers oft mit mehr Arbeit verbunden, als ihn gar nicht erst einzubinden. Betrachtet man jedoch die potentiellen Risiken, die mit dieser Vermeidungstaktik einhergehen (Behördenprüfungen, Angriffe durch Wettbewerber, Verkaufsverbote, Produktrückrufe, …), sind mögliche Verzögerungen oder Zusatzarbeiten in den meisten Fällen mehr als gerechtfertigt.
Aus diesem Grund sollte der Produkt Compliance Manager auch eine starke Rückendeckung von der Geschäftsleitung haben und idealerweise direkt an diese berichten. Diese leitende Position im Unternehmen unterstützt den Produkt Compliance Manager bei der Umsetzung der eigenen Aufgaben. So wird gewährleistet, dass Risiken frühzeitig analysiert und diskutiert werden und Produkt- und Einkaufsentscheidungen dieses Risiko in adäquater Weise berücksichtigen.
Im Gegensatz zum Produktmanager oder Qualitätsmanager taucht das Berufsbild des Produkt Compliance Managers sowohl in Deutschland als auch international noch recht selten auf. Im Jahr 2018 haben in Deutschland durchschnittlich weniger als 10 Personen pro Monat nach diesem Begriff gesucht. Auch der englische Begriff des Product Compliance Managers ist ein eher seltener Suchbegriff, der in Deutschland etwa 600 mal im Jahr bei Google eingegeben wird.
Schaut man sich die Ausbildungssituation an, so gibt es in Deutschland unseres Wissens keine spezifische Ausbildung zum Produkt Compliance Manager. Zwar gibt es Studiengänge zum allgemeinem Compliance Management, aber dort liegt der Fokus in der Regel bei Themen wie Compliance Management-Systemen, Geldwäsche, Korruption, Betrugsprävention, Datenschutz und IT-Sicherheit. Auch in den verschiedenen Studiengängen oder Weiterbildungen zum Qualitäts-Management sind Produkt Compliance-Themen und deren rechtliche Grundlagen nicht der Schwerpunkt der Ausbildung. In Marketing-Studiengängen werden zwar oft rechtliche Rahmenbedingungen bei der Vermarktung von Produkten als Einflussfaktor genannt, konkrete Beispiele oder aktuelle Entwicklungen aber selten erläutert. Die Konsequenz ist, dass gut ausgebildete Produkt Compliance-Experten echte Mangelware sind.
Dies zeigt sich auch ganz konkret auf dem Arbeitsmarkt und in unserer Beratungspraxis. Unternehmen, die bestrebt sind, ihr Produkt Compliance Management zu verbessern und auszubauen, suchen händeringend nach qualifizierten und kompetenten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Ein potentieller Mitarbeiter, der unter dem deutschen Begriff Produktsicherheit bei Stepstone nach einem Arbeitgeber sucht, findet über 600 offene Stellen, von denen 250 erst vor weniger als 7 Tage eingestellt wurden. Und täglich kommen im Durchschnitt 12 weitere Anzeigen hinzu. Dies macht klar, dass der Bedarf an Qualitätsmanagern in deutschen Unternehmen extrem hoch ist, personelle Ressourcen aber kaum vorhanden sind.
Die Besetzung der Stellen ist auch nicht unbedingt ein Thema der Bezahlung. Laut Gehaltsreporter liegt das durchschnittliche jährliche Einkommen eines Product Compliance Managers je nach Berufserfahrung zwischen 50.000 und 90.000 €. Es gibt schlichtweg zu wenige dieser qualifizierten Personen.
Die Konsequenz aus dieser Situation ist zum einen, diese Personen selbst auszubilden und Ihnen langfristige Entwicklungschancen im Unternehmen zu bieten, um diese dauerhaft an sich zu binden. Andererseits kommen die meisten Unternehmen nicht umhin, sich durch externe Dienstleister temporär oder auch dauerhaft zu verstärken, um so den steigenden Anforderungen im Bereich der Produkt Compliance begegnen zu können.
Die trinasco GmbH hat hierzu verschiedene Lösungen und Module entwickelt, um Unternehmen im Nonfood-Konsumgüterbereich effektiv und wirkungsvoll zu unterstützen. Neben der situations- und produktspezifischen Prüfung der Produkt-Compliance-Anforderungen und Kennzeichnungspflichten arbeiten wir für viele Kunden auch dauerhaft auch als externe Produkt Compliance-Abteilung – in dem Maß und der Intensität, in der sie es brauchen!
