Im ersten Teil unserer Magazin-Reihe haben wir über die grundsätzlichen Schwierigkeiten des Produkt Compliance Managements und den teils dramatischen Erfahrungen aus unserer Beratungspraxis gesprochen. Außerdem erklärten wir, dass Produkt Compliance Management aus zwei Säulen besteht: Einer internen und einer externen.
In Teil zwei der Reihe geht es nun um die internen Strukturen und Prozesse bei herstellenden oder importierenden Unternehmen:
Oft kommt es vor, dass das Produkt Compliance Management nur in der Verantwortung einer Abteilung liegt (z.B. Qualitäts-Management) bzw. diese die Federführung übernimmt. Hierdurch kann es leicht zu folgenden Problemfeldern kommen:
Zusätzlich zu den oben genannten Problemfeldern kommt ein historischer Aspekt: Gewachsene Prozesse, Aufgabenverteilungen und Abgrenzungen. Aus der Unternehmensentwicklung sind viele Prozesse und Aktivitäten so eingespielt, dass sie nicht mehr hinterfragt werden. Oft sind sie aber nicht geeignet, den veränderten Situationen (z.B. Wechsel von Lieferanten, neue Produkte, neue gesetzliche Anforderungen) effizient zu begegnen.
Einige Beispiele für kritische, aber immer wieder anzutreffende Einschätzungen und Verhaltensweisen in Unternehmen:
In dieser Situation hilft in der Regel nur eine sehr starke interne Persönlichkeit oder eine Unterstützung von außen. Natürlich kann man ein solches Projekt zur langfristigen Verbesserung der Produkt Compliance Situation auch durch interne Personen steuern lassen. Hierzu müssen aber die meisten der folgenden Fragen eindeutig mit Ja beantwortet werden können:
Haben die Projektleiter
Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass eine interne Projektsteuerung gerade im Bereich der Produkt Compliance sehr oft scheitert und die Projekte nach einer gewissen Zeit eher im Sande verlaufen. Mehr Erfolg verspricht in aller Regel eine Unterstützung durch erfahrene Berater, die als Projektleiter oder sogar als Interim-Manager fungieren. Durch sie erhält das Unternehmen nicht nur fachliche und prozessuale Kompetenz, sondern auch die Erfahrung, die die externen Berater in anderen Branchen oder Unternehmen gesammelt haben (Best Practice Sharing).
Der oder die Berater/innen steuern den Gesamtprozess in einem vorab erarbeiteten Zeithorizont, vermitteln Wissen durch Schulungen und Teamsitzungen an die Mitarbeiter, und beziehen das Knowhow und die Erfahrung der beteiligten Mitarbeiter bestmöglich mit ein. Sie haben keine Eigeninteressen in Bezug auf bestimmte Lösungsvorschläge, Prozesse oder Verantwortungen. Wenn Sie wissen wollen, wie wir, die trinasco GmbH, eine solche Projektsteuerung für Sie umsetzen könnten, kontaktieren Sie uns.
Abbildung 4: 4 Stufen zur erfolgreichen Produkt Compliance
Produkt Compliance Management ist ein sehr spezielles Aufgabengebiet, das nicht allzu viele Überschneidungen zu anderen Funktionsbereichen hat. Daher existieren auch nur wenige Tools, welche die anfallenden Aufgaben möglichst umfassend betrachten und in einem geordneten Prozess abbilden. In vielen Software-Lösungen für Unternehmen werden zwar bestimmte Dokumenten-Management-Module mit angeboten, diese sind aber oft zu statisch und werden den dynamischen Anforderungen des Produkt Compliance Managements nicht gerecht.
Die bestehende Rechtskonformität eines Produktes ist immer nur eine Momentaufnahme mit oft geringer Haltbarkeit. Sie muss aufgrund rechtlicher Änderungen oder auch kleinerer Änderungen am Produkt (andere Materialien, andere Bauteile, andere Produktionsverfahren, …) regelmäßig neu analysiert und u.U. aktualisiert werden. Produkt Compliance Management Systeme sind auf diese Eigenheiten spezialisiert. Dadurch sind sie den Standardlösungen der großen ERP-Anbieter deutlich überlegen, um die komplexe Aufgabenstellung überhaupt erledigen und zudem effizient und zeitsparend agieren zu können.
Abbildung 5: Produkt Compliance Management-Tool und Prozess-Beratung