Als Qualitätsmanager sind Sie nicht nur für die Erstabnahme und Zertifizierung Ihrer Produkte verantwortlich.
Sie sollen auch die gleichbleibende Qualität und die dauerhafte Konformität der Produkte mit den geltenden Richtlinien, Gesetzen und Anforderungen gewährleisten.
Diese komplexe Aufgabe findet im hektischen Alltagsgeschäft leider oft nicht die nötige Beachtung und Sie laufen notwendigen Informationen eigentlich permanent hinterher. Typische Situationen sind:
Sie werden recht spät vom Einkauf oder dem Produkt-Management über neue Produkt informiert
Produkt Compliance und die dafür notwendige Dokumentation genießt beim Einkauf und beim Lieferanten nicht die höchste Priorität
Sie und auch das Qualitäts-Management des Lieferanten müssen viel Zeit investieren, um alle produktspezifischen Anforderungen und deren Veränderungen zu recherchieren - dies gilt bsonders für neue Produkte, neue Technologien und neue Sortimenstbereiche
Sie erhalten unvollständige oder auch falsche Informationen über die gekauften Produkte (Bill-of-Material, Identitätsbescheinigungen, Prüfberichte, Informationen zur Verpackung, …)
Ihnen fehlt bei einigen Produkten oder Spezialgebieten die notwendige Zeit, alle Dokumente des Lieferanten zu prüfen und zu beurteilen
Sie erfahren nicht, ob und in welchem Maße der Lieferant Bauteile verändert hat
Sie haben nicht genügend Ressourcen und Hilfsmittel, die komplexe Aufgabe zu bewältigen
Die Prozesse in Ihrem Haus und beim Lieferanten sind nicht geeignet, die Produkt Compliance-Vorschriften Ihrer Produkte in effizienter Weise zu erfüllen
u.v.m
Vielleicht helfen Ihnen diese 8 Tipps dabei, Ihr komplexes Aufgabengebiet besser zu bewältigen und dem Thema Produkt Compliance im Einkauf, dem Produkt-Management und der Geschäfstführung zu mehr Bedeutung zu verhelfen.
8 Produkt Compliance Tipps für Qualitätsmanager*innen
Versuchen Sie, die Bedeutung des Produkt Compliance Managements bei der Geschäftsleitung, dem Einkauf, dem Produkt-Management und der Forschung & Entwicklung auf ein höheres Niveau zu heben. Nur wenn die Verantwortlichen mögliche Risiken und Gefahren für das Gesamtunternehmen kennen, können Prozesse neu gestaltet und optimiert werden
Nutzen Sie ein Produkt Compliance Management System, um in effizienter Weise gesetzliche Anforderungen verschiedener Produkte zu ermitteln und vor allem deren Veränderungen zu verfolgen. Sie ersparen sich so aufwändige eigene Recherchen und sind insbesondere bei einem großen Sortiment jederzeit aussagefähig.
Führen Sie regelmäßige Schulungen zu den rechtlichen Anforderungen und den Risiken, die aus einer Nicht-Erfüllung entstehen, durch. Gerade junge Nachwuchskräfte aus dem Einkauf, dem Produkt-Management und der Forschung & Entwicklung, lernen so die Wichtigkeit des Produkt Compliance Managements kennen und können diese in Ihrer Arbeit berücksichtigen
Bemühen Sie sich darum, frühzeitig in die Produktentwicklung oder den Einkauf von Produkten involviert zu werden. Je früher Sie auf die rechtlichen Anforderungen der verschiedenen Produkte und deren Erfüllung hinweisen können, umso besser kann sich die Produktentwicklung drauf einstellen und der Einkauf diese Anforderungen in die Verhandlung mit den Lieferanten berücksichtigen
Erstellen Sie proaktiv Anforderungslisten für verschiedene Produktgruppen und stellen Sie diese der Produktentwicklung, dem Produkt-Management und dem Einkauf zur Verfügung. Auch wenn diese Anforderungslisten nicht genau dem späteren Produkt entsprechen oder einmal nicht topaktuell sind, haben Einkauf, F&E und Produktmanagement einen Einblick in die Kernanforderungen und können diese berücksichtigen.
Erstellen Sie ungefähre Kostenschätzungen für unterschiedliche Produkt- und Labortests, um die Konformität verschiedener Produkte in verschiedenen Ländern nachzuweisen. Produkt-Management und Einkauf sollten diese Tests frühzeitig in ihre Kalkulationen und Verhandlungen mit Lieferanten einbeziehen können
Stellen Sie sicher, dass der Einkauf und das Produktmanagement die technische Dokumentation der Produkte (Konformitätserklärung, Testberichte, Zertifikate, Risikoanalysen, chemische Analysen, …) als einen unverzichtbaren Bestandteil des Produktes ansehen. Eine lückenlose technische Dokumentation wird von nahezu allen CE-Richtlinien oder -Verordnungen (Niederspannungsrichtlinie, EMV-Richtlinie, Spielzeugrichtlinie, …) gefordert und ist für die Marktüberwachungsbehörden oft der zentrale Ansatzpunkt bei Prüfungen.
Schulen Sie Ihre Kernlieferanten über die Produkt Compliance Anforderungen in Ihren Kernmärkten. Wenn Ihre Lieferanten die gesetzlichen Vorschriften und Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen verstehen, werden Sie die Konzeption der Produkte, die Produktion, notwendige Test und die entsprechende Dokumentation entsprechend gestalten können.
