Hersteller, Importeure und Händler aus allen Konsumgüter-Branchen - sei es Elektro, Spielzeuge, Textilien, Möbel, Freizeit, Medizin oder Kosmetika – sehen sich verschiedensten Vorschriften auf EU- und nationaler Ebene gegenüber. Diese Anforderungen stammen aus den unterschiedlichsten Bereichen (Sicherheit, Umwelt, Energie, Entsorgung, Verpackung, …) und haben sich in den letzten Jahren dramatisch erhöht.
Zudem existieren, trotz starker Harmonisierungsbestrebungen der EU, nach wie vor zahlreiche unterschiedliche Anforderungen in den einzelnen europäischen Ländern, die bei einer europaweiten Vermarktung berücksichtigt werden müssen.
Da schon formale Nicht-Konformität (z.B. fehlende Dokumentation, falsche Kennzeichnung, fehlende Risikoanalyse) zu Importverzögerungen und Verkaufsverboten führen können, kann es selbst aufgrund kleinerer Mängel zu drastischen Umsatzverlusten, hohen Kosten und auch persönlichen Konsequenzen für die Geschäftsführung kommen.
Ziel des Produkt Compliance Check ist es, einen fundierten und objektiven Einblick in die Qualität der Produkt Compliance Dokumentation einzelner Produkte und das damit einhergehende Produkt Compliance-Risiko des Unternehmens zu erhalten.
Der Produkt Compliance Check ermöglicht es Produktverantwortlichen, Qualitäts-Management, Einkauf und Geschäftsleitung, Strukturen und Prozesse zu optimieren.
Dadurch können Sie das Unternehmen langfristig vor Maßnahmen durch Wettbewerber, Behörden oder anderen Interessengruppen schützen und das Risiko von finanziellen Nachteilen senken.
Der Produkt Compliance Check richtet sich an Unternehmen, die als Hersteller, Importeure und Handelsunternehmen von Nonfood-Konsumentenprodukten in EU- und EFTA-Ländern agieren und in Europa die Rolle des In-Verkehr-Bringers einnehmen. Besonders interessant ist dieser Check für Unternehmen, die
Je nach Unternehmensstruktur und -größe liegt die Verantwortlichkeit für Produkt Compliance in einem übergeordneten Qualitäts-Management, beim Einkauf oder der Geschäftsleitung. Auch wenn die operative Unterstützung im Rahmen des Produkt Compliance Checks zumeist im mittleren Management liegt, sollte das Ergebnis immer der Geschäftsleitung präsentiert werden, um die notwendigen Maßnahmen einleiten zu können.
Der Produkt Compliance Check durch die trinasco GmbH besteht aus drei Schritten: dem Kick-Off-Meeting, der Erstellung und Prüfung eines technischen Dossiers und der Ergebnispräsentation.
Vor dem Start des Checks ermittelt das Unternehmen drei bis fünf Produkte, die untersucht werden sollen. Wir empfehlen dabei, Produkte aus verschiedenen Warengruppen auszuwählen, um die Anforderungen und Verpflichtungen aus unterschiedlichen Produktbereichen zu beleuchten. Gleichzeitig plädieren wir dafür, Produkte auszuwählen, die von verschiedenen Lieferanten geliefert werden, um einen Einblick in die Leistungsfähigkeit und Kooperationsbereitschaft verschiedener Lieferanten zu erhalten.
Wichtig ist zudem, neu eingeführte Produkte zu wählen oder solche, die in naher Zukunft in den Markt eingeführt werden sollen, da hier die Dokumentensituation in der Regel besser ist als bei älteren Produkten. Weitere Faktoren zur Produktauswahl können sein: Wichtigkeit der betroffenen Produkte aus kommerzieller Sicht, Komplexität/Risiko des betroffenen Produktes, Erfahrungen mit Behörden, … Ideal ist es, diese Auswahl der Produkte gemeinsam zu treffen, um die unterschiedlichen Bedürfnisse von Produkt-Management, Einkauf, Qualitäts-Management und Geschäftsleitung berücksichtigen zu können.
Das Kick-Off-Meeting kann online oder bei Ihnen vor Ort stattfinden. Wenn die ausgewählten Produkte vorab an trinasco übermittelt worden sind, legen wir vor dem Meeting Ihren Account an und bereiten die Erstellung des technischen Dossiers bestmöglich vor. Im Kick-off Meeting besprechen wir weitere technische Details der Produkte, Kontaktlinien zu Lieferanten, Vermarktungszeitpunkte, Vertriebsregionen, aktuelle Prozesse im Bereich der Produktkonformität sowie das weitere Vorgehen. Am Ende des Termins erhält der Kunde bereits ein erstes Feedback zu seinem aktuellen Risikostatus und dem im Unternehmen vorhandenen Risk-Management.
Der nächste Schritt ist die Erstellung und Prüfung des technischen Dossiers (File) durch die trinasco GmbH. Hierbei werden zunächst die europäischen und nationalen gesetzlichen Anforderungen an die ausgewählten Produkte über eine spezialisierte Produkt Compliance Management Plattform ermittelt (requirement list). Danach werden die bereits im Unternehmen vorhandenen Dokumente und Zertifikate zu den betreffenden Produkten überprüft, und zwar auf Vollständigkeit, Gültigkeit und deren Relevanz. Da in der Regel nicht alle Dokumente im Unternehmen vorhanden sind, werden weitere Dokumente meist bei außereuropäischen Lieferanten angefragt und überprüft.
Gerne informieren wir die verantwortlichen Mitarbeiter in regelmäßigen, wöchentlichen Online-Meetings zum aktuellen Status der Arbeiten.
Zum Abschluss des Produkt Compliance Checks erfolgt die Ergebnispräsentation, online oder vor Ort. In einem Statusbericht werden die Ergebnisse zusammengefasst, die Dokumentationslücken der betroffenen Produkte erläutert und Handlungsempfehlungen für das Unternehmen ausgesprochen. Durch den Produkt Compliance Check erhalten Sie so objektive und nachvollziehbare Hinweise für mögliche bestehende Risiken Ihres Sortiments. Natürlich können Sie den Produkt Compliance Check jederzeit auch auf weitere Produkte ausweiten.
Auf Wunsch des Kunden erörtern wir während der Zusammenarbeit auch technische Hintergründe und geeignete Prüf- und Testverfahren (welche Tests sind angemessen, um die Vorschrift x zu erfüllen ?) da dies das Verständnis der beteiligten Personen auch für weitere Produkte deutlich erhöht.
Gleichzeitig ergeben sich durch die Ergebnispräsentation natürlich auch Hinweise für zukünftige organisatorische Veränderungen im Unternehmen und eine eventuelle weitere Zusammenarbeit im Bereich des Risikomanagements.
Die Dauer eines Produkt Compliance Checks ist vor allem abhängig von der Anzahl der bereits vorhandenen Dokumente und der Kooperationsbereitschaft und Aussagefreudigkeit der betroffenen Lieferanten. In der Regel dauert dieser Prozess zwischen vier und sechs Wochen.
Ein wichtiger Vorteil des Produkt Compliance Checks ist, dass Sie für diese wichtige Analyse selbst kaum Zeit aufwenden müssen. Alle Arbeiten (Anlage Ihres Accounts in der Plattform, Anschreiben der Lieferanten, Nachfassen beim Lieferanten, Prüfung der Dokumente, Erstellung des Ergebnisberichtes) übernehmen wir für Sie.
Eine Alternative zum regulären Produkt Compliance Check, bietet der Inhouse Check.
Hierbei werden nur die Dokumente analysiert und geprüft, die bereits im Unternehmen vorhanden sind, ohne weitere Dokumente bei den jeweiligen Lieferanten anzufragen und zu überprüfen.
Dieser Vorgang ist sowohl zeitsparend als auch weniger kostenintensiv. Nach durchschnittlich zwei Wochen können Sie bereits Ihren Risikostatus bei der Ergebnispräsentation erfassen.
