Die Anzahl gesetzlicher Vorschriften für Konsumentenprodukte ist in den letzten 15 Jahren um mehr als 700 % gestiegen. Einige EU-Verordnungen (z.B. REACH) gelten dabei für alle Artikel, andere Anforderungen sind eher produktspezifischer Natur (z.B. die Norm EN 62115 für Elektrospielzeug).
Es existieren neben EU-Verordnungen und EU-Richtlinien (EMV, RoHS, Ökodesign-Richtlinie, …) zudem viele landespezifische Regelungen, Anforderungen von nationalen/internationalen Normungsgremien, freiwillige Programme von Drittparteien (GS) oder auch nichtstaatlichen Organisationen.
Um allen Produkt Compliance-Anforderungen nachzukommen, muss man nicht nur alle rechtlichen Anforderungen kennen und erfüllen, sondern dies auch durch entsprechende Dokumente absichern und Veränderungen verfolgen. Die Einführung eines webbasierten Produkt Compliance Management Systems ist aus unserer Erfahrung die beste Möglichkeit, die umfangreichen Produkt Compliance-Vorschriften in effizienter Weise zu erfüllen.
Die trinasco GmbH nutzt die empfohlene Lösung seit über 10 Jahren und arbeitet im Rahmen des Produkt Compliance Checks und der ausgelagerten Produkt Compliance Abteilung für verschiedene Kunden mit diesem System. Wir kennen sowohl die Vorteile und vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten als auch die Schritte, die bei der Einführung einer solchen Lösung zu beachten sind.
Zur erfolgreichen Einführung der Plattform gehört, das Risiko der unterschiedlichen Produkte zu beurteilen und zu überlegen, welche Produkte gegebenenfalls zusammengefasst werden können. Zudem sollten zukünftige Ressourcen eingeschätzt und aktuelle Prozesse und Verantwortungen einer kritischen Analyse unterzogen werden. In der Regel müssen Lieferanten über die Nutzung des Systems informiert und geschult werden und es ist zu entscheiden, wie und zu welchem Zeitpunkt verschiedene Abteilungen in den Prozess einzubinden sind.
Die gesetzlichen und gesellschaftlichen Anforderungen an Produkte haben sich in den letzten Jahren vor allem in Europa drastisch erhöht.
Diese Anforderungen zu kennen und zu verfolgen ist ohne eine elektronische Unterstützung kaum mehr möglich. Zwar bieten Standard-Lösungen (z.B. ERP, PIM/MAM) in der Regel gewisse Ablage-, Archivierungs- und Erinnerungsfunktionen, diese sind aber bzgl. der Produkt Compliance Aspekte in der Regel nur statisch.
Die von uns empfohlene und genutzte Plattform erfasst mögliche Veränderungen von gesetzlichen Vorschriften auf Produkt- und Sortimentsebene. Zudem weist sie schon weit im Voraus auf zukünftige Änderungen hin. Hierdurch wird der Prozess der Konformitätsbewertung stark vereinfacht und Haftungsrisiken werden deutlich reduziert. Zudem sind Sie durch den Einsatz des Systems unabhängiger vom
Know-how einzelner Personen, was insbesondere bei Fluktuation oder Krankheit ein großer Vorteil ist.
Notwendige Unterlagen sind immer den richtigen Produkten zugeordnet und verschiedene Mitarbeiter haben zu jeder Zeit und von jedem Ort Zugriff auf das System. So entfallen lästige Sucharbeiten und Verzögerungen wegen mangelndem Zugriff auf wichtige Unterlagen. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Vorgänge im System personenbezogen abgespeichert werden. Dadurch kann auch nach Jahren noch ermittelt werden, wer zu welchem Zeitpunkt welche Entscheidungen getroffen hat.
Zusammengefasst bietet Ihnen die Einführung dieses Produkt Compliance Management Systems folgende Vorteile:
Ziel ist es, in Ihrem Unternehmen ein professionelles Produkt Compliance Management System zu installieren, mit dem Sie die Produkt Compliance Anforderungen für Ihr gesamtes Sortiment effizient, zeitsparend und mit einer größtmöglichen Sicherheit gewährleisten können.
Die Einführung des Produkt Compliance Management Systems ist besonders interessant für Unternehmen, auf die mehrere der folgenden Aspekte zutreffen:
1. Zweitägiger Workshop
In der Regel startet die Einführung des Produkt Compliance Management Systems mit einem zweitägigen Workshop, in dem wir Ihre Unternehmenssituation genauer beleuchten und die für das Thema Produktkonformität wichtigen Prozesse und Strukturen analysieren. Auf der Basis der Diskussionen des ersten Tages erarbeiten wir am Vormittag des zweiten Tages ein Grundkonzept zur Einführung der Plattform in Ihrem Hause (Priorität Produkte/Lieferanten, Ressourcen, Timing, Budget, …). Dieses präsentieren wir am Nachmittag und verabschieden mit Ihnen gemeinsam die weiteren Schritte.
2. Erstschulung der Mitarbeiter
In Abhängigkeit von Anzahl und Standort der Mitarbeiter erläutern wir den Teilnehmern an einem oder mehreren Tagen die Basisfunktionen des Systems und legen gemeinsam erste Produkte an. So lernen die Mitarbeiter die wichtigsten Funktionen kennen und können erste Prozesse für Ihre Produkte initiieren (Einladung der Lieferanten, Upload der Dokumente, Analyse der Dokumente, …)
3. Begleitete Einarbeitung
In den folgenden 12-16 Wochen arbeiten sich die Mitarbeiter mehr und mehr in die Plattform ein und lernen weitere Funktionen kennen (Learning on the job). Die trinasco GmbH begleitet Sie in dieser Zeit über regelmäßige Online-Meetings oder Telefonkonferenzen, Beantwortung von Fragen per Mail, Notfall-Telefon und die stichprobenartige Analyse der Tätigkeiten der Mitarbeiter oder des gesamten Accounts. So haben die Mitarbeiter immer eine Hilfestellung an Ihrer Seite, wenn Sie diese benötigen.
4. Nachschulung der Mitarbeiter
In der Nachschulung analysieren wir den bisherigen Kenntnisstand der einzelnen Mitarbeiter, wiederholen zentrale Funktionen und diskutieren offene Fragestellungen der Nutzung. Darüber hinaus erläutern wir bisher noch nicht genutzte Funktionen und geben Tipps & Tricks zur effizienteren Nutzung. Auch passen wir die Plattform gerne an unternehmensspezifische oder persönliche Nutzungswünsche an, soweit dies möglich und sinnvoll ist (z.B. Nutzermatrix, Rechtekonzepte, Tags). Am Ende dieser Nachschulung sind Ihre Mitarbeiter mit allen Nutzungsoptionen vertraut.
5. Optimierungsworkshop
Die Nutzung der Plattform deckt in der Regel unterschiedliche Risikosituationen bei verschiedenen Produkten oder Lieferanten auf. Zudem offenbaren sich sehr oft Optimierungspotentiale bzgl. der bisherigen Prozesse und Strukturen im Unternehmen oder in der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Im Optimierungsworkshop erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam die wichtigsten Handlungsfelder und zeigen Optionen für deren Verbesserung auf.
Der genaue Ablauf der Einführung des Produkt Compliance Management Systems wird stark von folgenden Faktoren beeinflusst:
Gerne entwickeln wir für Sie ein maßgeschneidertes Angebot, in das wir diese Faktoren einbeziehen
