Produkt Compliance–Management: Interne Optimierungen sind gut, reichen aber häufig nicht Teil 4: Lieferantensteuerung und -entwicklung

Bewertung: 5 / 5

Stern aktivStern aktivStern aktivStern aktivStern aktiv
 

In den ersten drei Teilen unserer Magazin-Reihe konnten Sie bereits erfahren, dass ein erfolgreiches Produkt Compliance Management auf zwei Säulen steht: Der internen und der externen. Die interne Säule beschäftigt sich mit der Prozess- und Unternehmensstruktur. Nur durch klare Organisation kann dieser essentielle Unternehmenspart auf allen Ebenen etabliert werden.

Bei der externen Säule geht es um die Lieferanten, denn auch diese können in das Produkt Compliance Management mit einbezogen werden. Hierbei gilt es zunächst, diese zu priorisieren und Kernlieferanten zu benennen.

Die Bewertung und Priorisierung der Lieferanten ist bei einem erfolgversprechenden Produkt Compliance Management eine strategische Entscheidung, die verschiedene Einflussfaktoren berücksichtigen sollte. Diese sind zumeist vom Sortiment, den einzelnen Produkten, der Risikoeinschätzung und natürlich der Art und Anzahl der Lieferanten abhängig.

Management-Attention der Kernlieferanten – eine notwendige Voraussetzung

Sobald das Unternehmen eine Priorisierung der Lieferanten festgelegt hat, kommt es darauf an, beim jeweiligen Lieferanten die entsprechende Management-Attention und die richtigen Ressourcen für dieses Projekt zu erhalten. Nur wenn die Geschäftsleitung des Lieferanten das Projekt mitträgt und entsprechend kompetente Mitarbeiter/innen im Projekt-Team vorhanden sind, kann an den notwendigen Prozessen und Veränderungen auch gearbeitet werden.

Der Produkt Compliance Officer – eine neue Schnittstellenfunktion beim Lieferanten

Die Notwendigkeit, zahlreiche produktspezifische Dokumente aus verschiedenen Abteilungen zusammen zu tragen, die dafür notwendigen Tests und Prüfungen zu veranlassen und Produktveränderungen zu verfolgen, wird in der herkömmlichen Organisationsform der meisten Lieferanten nur unzureichend erfüllt. Letztendlich muss der Lieferant zu jeder Lieferung jedes Produktes aussagefähige Dokumente zur Verfügung stellen, die die Rechtskonformität der Produkte belegen.

Daher ist es empfehlenswert, beim Lieferanten eine Position zu schaffen, die sich genau dieser abteilungsübergreifenden und regelmäßigen Aufgabe widmet und Prozesse etabliert, die diese Aufgabe überhaupt ermöglicht. Es reicht nicht aus, wenn von einer oft unerfahrenen Person bei der ersten Bestellung ein paar Dokumente organisiert werden. Vielmehr müssen Produkt Compliance Officer die Produkte und Prozesse des Unternehmens sehr gut kennen und auch eine gewisse Stellung im Unternehmen haben, um diese wichtige, kundenorientiere Funktion erfüllen zu können.

Schulung und Entwicklung der Kernlieferanten

Sobald die entsprechenden Produkt Compliance Officer beim Lieferanten gefunden und definiert sind, müssen diese entsprechend geschult bzw. weitergebildet werden. Es muss ein gemeinsames Verständnis entwickelt und definiert werden, worauf das Unternehmen als Kunde Wert legt und was es wann vom Lieferanten benötigt.

Wichtige Aspekte hierbei sind:

  • Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die einzelnen Produkte in Europa?
  • Welche Normen sind bei diesen Produkten relevant?
  • Welche Tests und Dokumente haben bei welchen Produkten die höchste Priorität?
  • Welche Dokumente müssen zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden?
  • In welchem Compliance Management System sollen die Dokumente zur Verfügung gestellt werden?
  • Wie wird dieses Compliance Management System bedient?
  • Wie ist der aktuelle Status der Produkte des Unternehmens im Bereich Produkt Compliance (Erhebung des Status durch einen Produkt Compliance Check)?
  • Welche Lücken bestehen zu den rechtskonformen Anforderungen?
  • Gibt es hier unterschiedliche Sichtweisen bzw. Umsetzungsvorstellungen?
  • Welche Prozesse sollen in Zukunft wie gestaltet werden (Überwachung der rechtlichen Vorschriften, Überwachung von Produktänderungen, gemeinsame Tests verschiedener Produkte, Zeitpunkt der Tests, Inspektionen, Qualitätsprüfungen während der Produktion, Materialeingangsprüfungen, Dokumentation von Vorlieferanten, …)?

 

Vor-Ort oder Online? Es kommt darauf an!

Die genannten ersten Schritte können durchaus durch kostengünstige Online-Meetings erfolgen, um Reisen zu den Standorten der Lieferanten zu vermeiden. Wir haben hier - auch schon vor der Corona-Krise, welche Online-Prozesse forciert hat - sehr gute Erfahrungen mit Online-Schulungen und Diskussionen gemacht.

Ergänzt werden sollten diese ersten Schulungen aber mittelfristig durch Besuche vor Ort. Oft können die verantwortlichen Mitarbeiter nicht im Alleingang die Prozesse im Unternehmen des Lieferanten verändern. Sie sind auf die konzeptionelle und inhaltliche Unterstützung des Kunden oder seiner Berater angewiesen. Nur vor Ort können verschiedene Prozesse des Lieferanten (Verantwortungen für verschiedenen Prozessschritte, Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen, Einkauf Materialien, Produktions- und Logistikprozesse, Verwendung ähnlicher Bauteile in verschiedenen Produkten, Bezeichnung von Bauteilen, Zusammenstellung der BOM, Dokumentation von Vorlieferanten, …) und deren Auswirkungen auf Produkt Compliance Anforderungen angemessen untersucht und dann auch verbessert werden.

Zudem wirkt die persönliche Einflussnahme des Kunden vor Ort oft Wunder und auch die langfristige Unterstützung der Geschäftsführung für dieses Projekt lässt sich in persönlichen Diskussionen einfacher erlangen.

Know how Transfer und Lieferantenentwicklung auf Englisch?

Das Thema Produkt Compliance ist allein aus sprachlichen Gründen für Lieferanten ein heikles Thema, da entsprechende Vorschriften immer in der Muttersprache des jeweiligen Ziellandes formuliert und einige Gesetzespassagen recht vage gehalten sind. So ist das deutsche Produktsicherheitsgesetz zwar eine Umsetzung der europäischen Produktsicherheits-Richtlinie (General Product Safety Directive), aber das deutsche Gesetz ist in vielen Teilen deutlich umfangreicher und sehr viel konkreter als die europäische Richtlinie. Dazu kommt, dass Gesetzestexte in einer sprachlichen Komplexität gehalten sind, die oft für Muttersprachler schon eine Herausforderung darstellt.

Es reicht hier als Lieferant also nicht unbedingt aus, die englischsprachige Version zu kennen, wenn das Produkt am Ende auf dem deutschen Markt verkauft werden soll. Allein hierdurch kann es zu zahlreichen Missverständnissen oder Fehlinterpretationen kommen.

Die Kommunikation mit den meisten Lieferanten läuft gerade bei asiatischen Konzernen nahezu ausschließlich auf Englisch. Eine Diskussion über die deutsche ElektroStoffVerordnung als Umsetzung der RoHS-Richtlinie in englischer Sprache fällt dabei sowohl den deutschen Kunden als auch dem asiatischen Lieferanten oft sehr schwer. Auch die Diskussion über die Veränderung von Prozessen ist in einer Sprache, die bei beiden Beteiligten eine Fremdsprache ist, teilweise sehr schwierig.

Kommunikation in Muttersprache des Lieferanten

Da wenige Lieferanten Mitarbeiter haben, die deutsch sprechen, ist ein Lösungsansatz, die Diskussionen mit den Lieferanten über langfristige Verbesserung der Produkt Compliance in deren Muttersprache zu führen. Dies kann entweder über eigene Mitarbeiter, die Zusammenarbeit mit Dolmetschern oder auch externe Experten geschehen. Über diesen Weg erreicht man oft die echten Experten im Unternehmen des Lieferanten viel eher und kann Lösungsansätze oder technische Maßnahmen viel zielgerichteter und effizienter erarbeiten. Schließlich ist es für asiatische Unternehmen weniger oft wichtig, die Qualitätsmanagement-Abteilung fremdsprachlich zu schulen als die Mitarbeiter im Verkauf, deren gute Englisch-Kenntnisse als Voraussetzung für den Job gelten.

Zusammenarbeit mit Lieferanten langfristig gestalten

Die Entwicklung der Lieferanten zur Verbesserung der Rechtskonformität der Produkte ist ein langfristiges, aber notwendiges Unterfangen, um das Risiko für das einkaufende Unternehmen Schritt für Schritt zu verringern. Ohne die Einbindung und Schulung der Lieferanten bleibt das Produkt Compliance Management unvollständig und birgt ein enormes Risiko für jedes Unternehmen. Richtig geplant und professionell begleitet (u.a. auch durch muttersprachliche Berater) bietet es aber eine Riesenchance, die Produkt Compliance Anforderungen nach und nach auf den Lieferanten zurück zu verlagern und in Europa wirklich rechtskonforme Produkte zu vermarkten.
Das kann einen nicht unerheblichen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Gemeinsame Bearbeitung der beiden Säulen in einem Gesamtprojekt

Die Bearbeitung der beiden Säulen kann bzw. sollte grundsätzlich nacheinander erfolgen. Erst wenn das Unternehmen die internen Voraussetzungen für ein nachhaltiges Produkt Compliance Management geschaffen hat, ist es sinnvoll, die Lieferanten nach und nach einzubinden und auch die Prozesse bei den Lieferanten zu verbessern. Auf der anderen Seite sind interne Verbesserungen nie abgeschlossen und Lieferanten können durchaus auch schon zu einem sehr frühen Zeitpunkt eingebunden werden. Daher ist es sinnvoll, die Optimierung des Produkt Compliance Managements als Gesamtprojekt zu betrachten und hier auch mit dem gleichen Projekt-Team und/oder den gleichen externen Beratern zu arbeiten.

Vorteile der Begleitung durch die trinasco GmbH als externen Berater

Wie in Teil 1 schon dargestellt, mangelt es in Unternehmen oft an Ressourcen und Projektleitern, welche die internen Prozesse substanziell hinterfragen und verbessern können. Noch schwieriger gestaltet sich die Aufgabe, die Lieferanten zu schulen und zu entwickeln. Aufgrund anderer Prioritäten haben die verantwortlichen Mitarbeiter im Einkauf oft nicht die notwendigen fachlichen Kompetenzen bzgl. der vielfältigen Produkt Compliance Anforderungen und -Prozesse.

Daher bietet es sich an, den gesamten Prozess von einem Unternehmen begleiten zu lassen, welches sich seit vielen Jahren auf das Thema Produkt Compliance spezialisiert hat. Hierdurch ergeben sich folgende Vorteile:

  • Keine Eigeninteressen und Interessenkollisionen
  • Unabhängiger und objektiver Blick auf die Gesamtsituation
  • Strukturierung und Priorisierung der Herausforderungen und operativen Aufgaben
  • Koordination und Moderation der Prozesse.
  • Fachlicher Input und Lösungsoptionen durch Erfahrung und Expertenwissen
  • Einbindung aller Abteilungen
  • Effiziente Prozessgestaltung
  • Klare Projektzielsetzungen
  • Exakte Planung von Budgets und Zeitvorgaben

Ziele und Ergebnisse der Zusammenarbeit mit der trinasco GmbH

Das langfristige Ziel der Zusammenarbeit ist, das Unternehmen in Bezug auf die Produkt Compliance Anforderungen so aufzustellen, dass Risiken abgemindert- und teils sogar vollständig eliminiert werden können. Je nach Fokus können dabei verschiedene Teilziele und Zwischenergebnisse in den Vordergrund gestellt werden, wie z.B.:

  • Priorisierung von Produkten und Lieferanten
  • Risikobasierte Prozesse zur Einhaltung der Produkt Compliance Anforderungen
  • Frühzeitige Berücksichtigung der Produkt Compliance Vorschriften im Neuproduktplanungsprozess
  • Effiziente und vollständige Verfügbarkeit von Dokumentationen
  • Überwachung der Aktualität von Zertifikaten und Prüfberichten
  • Effizientes Management von Bauteilen, Produktgruppen und Einzelprodukten
  • Dokumentation der Verpackung der Produkte
  • Prozess zur Erstellung von Risikoanalysen
  • Freigabeprozess bei unvollständiger Dokumentenlage
  • Erfassung und Reaktion bei Produktmängeln
  • Aufbau eines Produkt-Rückruf-Management-Systems
  • Einbindung von Produkt Compliance Vorschriften in Lieferantenverträgen (Produkt Compliance Legal Check)
  • Entwicklung und Schulung von Lieferanten
  • Suche, Auswahl und Bewertung von Lieferanten
  • Überwachungs- und Informationskonzept zu Produktänderungen bei Lieferanten
  • Kontrollmechanismen für Produktion, Dokumentation und Wareneingang
  • Übertragung zentraler Aufgaben auf etablierte Lieferanten

Zielführende Zusammenarbeit führt zu einem sicheren Ergebnis

Die Zusammenarbeit mit der trinasco GmbH ist als dauerhafte Begleitung oder als Interim-Management möglich.

Sinnvoll ist es, dass die Zusammenarbeit über einen größeren Zeitraum (z.B. ein Jahr) besteht, um ergebnisorientiert an den verschiedenen Einzelprojekten arbeiten zu können. In der Regel sind im Bereich Produkt Compliance Management viele Einzelaspekte zu berücksichtigen und zu optimieren, so dass als Zeithorizont für eine nachhaltige Verbesserung aller Prozesse von einem Projektzeitraum von 1-2 Jahren ausgegangen werden sollte.


Sprechen Sie uns an:

Wir unterstützen Sie gerne bei den einzelnen Prozess-Schritten zur Konzeption und Vermarktung rechtskonformer Produkte.    

 

Über den Autor
Dr. Hartmut Voss
Autor: Dr. Hartmut Voss
Geschäftsführer
Dr. Hartmut Voss ist Gründer und Geschäftsführer der trinasco GmbH und Experte für Produkt Compliance Management. Vor seiner Tätigkeit als Berater war Dr. Voss bei führenden internationalen Unternehmen tätig (Pepsi-Cola, Sony, Nokia) und hat dabei sehr erfolgreich diverse Marketing-, Vertriebs- und General Management-Funktionen bekleidet. Unter anderem leitete er eine europäische Business Unit, die eine Vielzahl von Produkten gemeinsam mit asiatischen Lieferanten entwickelte, produzierte und in Europa vermarktete. Durch seine langjährige, europaweite Erfahrung als Produktmanager und Geschäftsführer kann er die Risiken und Herausforderungen im Bereich Produkt Compliance sehr genau einschätzen und die Kunden der trinasco GmbH optimal unterstützen.