Produkt Compliance Prozess Management: Interne Optimierungen sind gut, reichen aber häufig nicht. Teil 3: Lieferantenbewertung und -priorisierung

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In den Teilen 1 und 2 dieses Artikels haben wir über die erste Säule eines erfolgreichen Produkt Compliance Managements gesprochen: der internen Organisation und der Prozesse. Wir gehen im Weiteren davon aus, dass das Unternehmen die internen Prozesse neu aufgestellt hat und auch softwaretechnisch über ein effizientes Produkt Compliance Management System verfügt.

Aber die Situation ist in der Regel immer noch nicht zufriedenstellend. Und das liegt an der mangelnden Performance der Lieferanten. In diesem Teil wollen wir daher das Augenmerk auf den meist noch wichtigeren Teil des Produkt Compliance Managements legen: Die Lieferanten.

Kaum ein Unternehmen entwickelt und fertigt seine Produkte heute alle noch selbst. Lieferanten werden so zu einem entscheidenden Teil der Rechtskonformität der vertriebenen Produkte.

Der überwiegende Teil auf dem deutschen Markt gehandelter Produkte ist nicht rechtskonform

 Wie schon in Teil 1 geschildert dürften viele der in der EU vertriebenen Nonfood-Konsumgüter nicht zu 100 % rechtskonform sein. Im Rahmen unserer Beratungsprojekte und durchgeführten Produkt Compliance Checks sind wir auf zahlreiche Mängel oder Lücken gestoßen, die bei einer Behördenprüfung (oder bei Angriffen durch Wettbewerber) zu Verkaufsverboten oder sogar Produktrückrufen geführt hätten.

Einige Beispiele aus unserer Beratungspraxis für nicht-rechtskonforme Produkte:

  • Zu Prüfungen wurden völlig veraltete Normen herangezogen
  • Zu verschiedenen Anforderungen (z.B. Niederspannungsrichtlinie) lagen keinerlei Dokumente vor
  • Eine BOM wurde vom Lieferanten nicht zur Verfügung gestellt, so dass man Unterlagen (z.B. RoHS-Bescheinigungen) keinem Bauteil zuordnen konnte
  • Zu REACH lagen keinerlei Dokumente/Nachweise vor
  • Zur Verpackung des Produktes gab es keinerlei Unterlagen
  • Zu verschiedenen gesetzlichen Vorschriften gab es nur Eigenerklärungen, ohne dass der Lieferant ein akkreditiertes Labor im Hause hatte
  • Es lagen keine Identitätsbescheinigungen vor (Testberichte waren auf ein Produkt des Lieferanten ausgestellt, es fehlte aber eine Bestätigung, dass diese Tests auch für das an den Kunden gelieferte Produkt mit anderer Produktbezeichnung zutreffend war)
  • Es lagen Zertifikate vor, aber keine zugehörigen Testberichte
  • Testberichte und Zertifikate lagen nur in chinesischer Sprache vor
  • Testberichte/Zertifikate stammten aus dem Jahr 2014 (bei einem Compliance Check im Jahre 2020)
  • Es existieren keine Risikoanalysen
  • Kennzeichnungen auf Produkt oder Verpackung fehlen oder sind falsch
  • Es liegen keine Bedienungsanleitungen in der jeweiligen Landessprache vor

Derartige Mängel oder Versäumnisse sind nach unserer Erfahrung nicht die Ausnahme, sondern eher die Regel. Interessant ist dabei, dass es sich nicht immer um gravierende Mängel handelt, die die eigentliche Produktsicherheit gefährden (Gefahr für Leib und Seele, Überschreiten von Grenzwerten bei SVHC-Stoffen, Schädigung der Umwelt). Vielmehr liegen häufig „nur“ formale Mängel vor, die aber von vielen Behörden geahndet und mit Verkaufsverboten und empfindlichen Strafen belegt werden können.

Produkt Compliance ist ein Informations- und Dokumentationsproblem

Wie kommt es auf Lieferantenseite zu derartigen Versäumnissen?

Natürlich gibt es Lieferanten, die dem Thema Produkt Compliance wenig Bedeutung zumessen und von Ihren Kunden auch diesbezüglich zu wenig gefordert werden. Auch gibt es Lieferanten, die zumeist aus Kostengründen bestimmte Anforderungen bewusst übersehen, Testberichte manipulieren oder einfach veraltete Unterlagen beifügen. Wenn dann das kaufende Unternehmen ebenfalls zu wenig kompetente Ressourcen bereitstellt und die mitgelieferten Unterlagen einfach nur abgelegt werden, besteht für das Unternehmen ein erhebliches Risiko. Dieses wird dann oft erst bei Beanstandungen oder Prüfungen durch Behörden oder auch Wettbewerber offensichtlich.

informationsfluesse supply chain

Aber auch Lieferanten, die sich ernsthaft bemühen, rechtskonforme Produkte zu liefern, stehen vor großen Herausforderungen. Dies hat folgende Ursachen:

Die Lieferanten

  • kennen nicht sämtliche (europäischen) Vorschriften und Normen
  • verfolgen nicht alle Veränderungen der Vorschriften und Normen
  • verstehen die Vorschriften und Normen nicht gut genug (Sprachbarrieren)
  • legen bei „zu spät“ angeforderten Dokumenten den Fokus schon auf neue Produkte
  • sind eher produktgruppenorientiert (alle Toaster), nicht einzelproduktorientiert (Toaster 1234 – Produkt des Kunden A)
  • sind produktions- und einkaufsorientiert (Fokus auf Materialien, Komponenten und Produktionsprozess, nicht auf einzelnes Produkt für Kunde A)
  • liefern an viele Kunden das gleiche Produkt und haben keine Dokumentation für unterschiedliche Kunden
  • fertigen viele ähnliche Produkte mit kleinen Unterschieden (Varianten) - diese werden in der Dokumentation nicht genügend unterschieden
  • beziehen Vorprodukte/Bauteile von zahlreichen Lieferanten und erhalten von diesen nicht die notwendigen Unterlagen und Dokumente
  • bauen in das gleiche Produkt unterschiedliche Komponenten von verschiedenen Zulieferern ein - dies wird in der Dokumentation nicht berücksichtigt
  • sind teilweise sehr groß und organisatorisch oft komplex: dies kann dazu führen, dass
    • unterschiedliche Bauteile des Produktes von unterschiedlichen Abteilungen entwickelt, zugekauft und gefertigt werden. Die Dokumentationen sind unterschiedlich strukturiert, unterschiedlich richtig und vollständig, nicht zu einer Gesamtdokumentation zusammengeführt und nicht aufeinander abgestimmt
    • selbst ähnliche Produkte (verschiedene Toaster) von unterschiedlichen Fertigungsgruppen oder sogar Fabriken gefertigt werden (mit unterschiedlichen Bauteilen?) - die Dokumentation ist unterschiedlich vollständig oder korrekt. Produkte sind dann auch nicht in einer technischen Dokumentation (File) zusammenfassbar
  • haben ebenfalls Ressourcenprobleme: die Personen, die die Dokumente für einzelne Kunden zusammentragen/- und stellen sollen
    • sind nicht gut genug ausgebildet
    • wechseln sehr häufig (Fluktuation)
    • haben kein Standing im Unternehmen (Juniors)

Letztendlich sind die Prozesse in den Fertigungsstätten nicht auf eine produktspezifische Dokumentation ausgelegt, die aber aus Sicht des Produktsicherheitsgesetzes oder anderer Vorschriften zwingend notwendig wäre. Auch professionelle und ernsthaft bemühte Lieferanten haben es schwer, den gesetzlichen Anforderungen für rechtskonforme Produkte und einer entsprechenden Dokumentation nachzukommen.

Produkt Compliance: Verantwortung beim Kunden oder beim Lieferanten?

Was bedeutet diese Situation für ein Unternehmen mit 500-1.000 Zulieferern?

Zunächst einmal kann sich ein kaufendes Unternehmen natürlich auf den Standpunkt stellen, dass die Lieferung rechtskonformer Produkte und deren entsprechende Dokumentation die Verantwortung des Lieferanten ist. Schließlich ist die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften Teil des Leistungsversprechens des Lieferanten, genauso wie die versprochene Funktionalität, die vereinbarte Qualität und die Einhaltung von Lieferfristen.

Leider ist in den wenigsten Lieferanten- oder Kaufverträgen die Einhaltung der Produkt Compliance Vorschriften ein fester Bestandteil. Zudem ist die Situation halt „wie sie ist“ bzw. wie oben beschrieben: Die wenigsten Lieferanten schaffen es, rechtskonforme Produkt zu liefern und in den meisten kaufenden Unternehmen spielt diese Thematik eben auch eine untergeordnete Rolle. Aber das Risiko verbleibt beim In-Verkehr-Bringer in der EU (Hersteller, Quasi-Hersteller oder Importeur).

Die wichtigste Aufgabe: Priorisierung der Kernlieferanten

Wenn ein Unternehmen also dem Produkt Compliance Management schon eine größere Bedeutung beimisst und Prozesse und Verantwortungen klar strukturiert hat, dann kommt es nicht umhin, auch die Lieferanten mit ins Boot zu holen und gemeinsam mit Ihnen daran zu arbeiten, die Risiken zu begrenzen.

lieferantenentwicklung

Da Unternehmen in der Regel unterschiedlich viele Produkte von unterschiedlichen Lieferanten beziehen, ist es zwingend notwendig, sich zunächst auf die Kernlieferanten zu fokussieren, die das größte Einkaufsvolumen auf sich vereinen. 20 % der Lieferanten repräsentieren oft 60-70 % des Einkaufsvolumens. Wenn man mit diesen Kernlieferanten die notwendigen Prozesse und Verantwortungen erarbeitet hat, reduziert sich das Produkt Compliance Risiko sehr schnell in erheblichem Masse.

Wer sind meine Kernlieferanten? Das sind die Faktoren zur Auswahl:

Hier sind zunächst die Lieferanten zu nennen, mit deren Produkten das Unternehmen den größten Umsatz oder den größten Deckungsbeitrag erwirtschaftet. Importverzögerungen, Verkaufsverbote oder von Behörden vorgeschriebene Maßnahmen zur Erlangung der Rechtskonformität (Änderung des Produktes, Änderung der Verpackungsgestaltung oder Kennzeichnung, …), würden bei diesen Produkten den größten Schaden verursachen. Weiterhin kann es sinnvoll sein, Lieferanten von kritischen, gefährlichen oder sehr komplexen Produkten in diese Kernlieferanten mit einzubeziehen. Auch Produzenten von Produkten, die Behörden sehr gerne prüfen, können zu diesen Kernlieferanten zählen. (Welche das sind, finden Sie im Produkt Risk Ranking Workshop raus). Ein wichtiger Punkt bei der Auswahl der Kernlieferanten ist zudem die Verhandlungsmacht und die bisherige Mitarbeit des Lieferanten. Je höher das Einkaufsvolumen des Unternehmens ist, umso höher ist in der Regel auch die Verhandlungsmacht diesem Lieferanten gegenüber. Darüber hinaus sind Lieferanten vorzuziehen, bei denen man Erkenntnisse darüber hat, dass Sie einem derartigen Verbesserungsprozess aufgeschlossen gegenüberstehen. Da das Unternehmen in diesem gemeinsamen Veränderungsprozess auch wichtige Erkenntnisse für andere Lieferanten sammelt und entstehende Erfolge interne und externe Motivation erzeugen, bieten sich kooperationsbereite Lieferanten in dieser frühen Phase besonders an. Unter Umständen sind diese Lieferanten auch bereit, einen Teil der Kosten mitzutragen (z.B. für externe Berater), da sie selbst in diesem Veränderungsprozess lernen und auch bei anderen Kunden hiervon profitieren können.

 

Über den Autor
Dr. Hartmut Voss
Dr. Hartmut Voss
Dr. Hartmut Voss ist Gründer und Geschäftsführer der trinasco GmbH und Experte für Produkt Compliance Management. Vor seiner Tätigkeit als Berater war Dr. Voss bei führenden internationalen Unternehmen tätig (Pepsi-Cola, Sony, Nokia) und hat dabei sehr erfolgreich diverse Marketing-, Vertriebs- und General Management-Funktionen bekleidet. Unter anderem leitete er eine europäische Business Unit, die eine Vielzahl von Produkten gemeinsam mit asiatischen Lieferanten entwickelte, produzierte und in Europa vermarktete. Durch seine langjährige, europaweite Erfahrung als Produktmanager und Geschäftsführer kann er die Risiken und Herausforderungen im Bereich Produkt Compliance sehr genau einschätzen und die Kunden der trinasco GmbH optimal unterstützen.