Ausgelagerte Produkt Compliance Abteilung

Eine vollständige und dauerhafte Produkt Compliance für alle Produkte zu gewährleisten und diese auch entsprechend dokumentieren zu können, ist für die meisten Unternehmen eine große Herausforderung. Die ausgelagerte Produkt Compliance Abteilung bietet die Lösung.

Ihre Vorteile

Entlastung der Mitarbeiter

Kostenkontrolle durch Festpreise

Zusätzliche Erfahrung und Know-How

Ausgelagerte Produkt Compliance Abteilung – die ressourcenschonendste und unkomplizierteste Lösung für volle Produkt Compliance


Auf der einen Seite führen die Verkürzung der Produkt-Lebenszyklen, die Verbreiterung der Sortimente und der enorme Wettbewerbsdruck vielfach dazu, dass Produkt Compliance-Vorschriften und -Maßnahmen (Analyse der gesetzlichen Anforderungen, Prüfung und Tests von Mustern, Überwachung der Fertigung, ...) eine geringere Priorität einnehmen oder zu spät in den Entwicklungs- oder Beschaffungsprozess einfließen. Zudem ist eine lückenlose Dokumentation von Produktveränderungen durch die zumeist in Asien liegenden Produktionsstätten oft schwierig und zeitaufwändig.

Die Digitalisierung bietet uns dabei Möglichkeiten, mit diesen Anforderungen umzugehen. Denn alle Anforderungen ohne eine elektronische Unterstützung zu kennen und einzuhalten ist kaum mehr möglich.

Zwar bieten Standard-Lösungen (z.B. ERP, PIM/MAM) in der Regel gewisse Ablage-, Archivierungs- und Erinnerungsfunktionen, diese sind aber bzgl. der Produkt Compliance Aspekte in der Regel nur statisch. Die von uns empfohlene und genutzte Plattform erfasst mögliche Veränderungen von gesetzlichen Vorschriften auf Produkt- und Sortimentsebene.

Zudem weist sie schon weit im Voraus auf zukünftige Änderungen hin. Hierdurch wird der Prozess der Konformitätsbewertung stark vereinfacht und Haftungsrisiken werden deutlich reduziert. Zudem sind Sie durch den Einsatz des Systems unabhängiger vom Know-how einzelner Personen, was insbesondere bei Fluktuation oder Krankheit ein großer Vorteil ist. Notwendige Unterlagen sind immer den richtigen Produkten zugeordnet und verschiedene Mitarbeiter haben zu jeder Zeit und von jedem Ort Zugriff auf das System. So entfallen lästige Sucharbeiten und Verzögerungen wegen mangelndem Zugriff auf wichtige Unterlagen. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Vorgänge im System personenbezogen abgespeichert werden. Dadurch kann auch nach Jahren noch ermittelt werden, wer zu welchem Zeitpunkt welche Entscheidungen getroffen hat.

Auf der anderen Seite fehlt es zunehmend an kompetentem Personal, das gleichzeitig elektrische, mechanische, chemische und umweltspezifische Kenntnisse mitbringt, um die verschiedenen produktspezifischen Anforderungen zu verstehen und die entsprechenden Tests, Dokumente und Zertifikate überhaupt einschätzen zu können. Allein in Deutschland werden über Stepstone täglich mehr als 100 Stellen im Bereich Qualitätsmanagement ausgeschrieben. Pro Woche werden mehr als 1.000 neue Mitarbeiter gesucht. Es ist ersichtlich, dass die Akquise von qualifizierten Mitarbeitern äußerst schwierig ist. Was liegt da näher als die gesamte Produkt Compliance-Thematik auf ausgewiesene Experten zu verlagern?

Welche Vorteile habe ich von einer ausgelagerten Produkt Compliance Abteilung??

Die Auslagerung der Produkt Compliance Aktivitäten an die Experten von trinasco bietet zahlreiche Vorteile für Sie:

  • Wir entlasten Sie von zeitaufwändigen Recherchen zu den jeweils aktuellen gesetzlichen Anforderungen in Europa und den einzelnen Mitgliedsländern, in denen Sie Ihre Produkte vermarkten.
  • Wir fordern in Ihrem Namen und in einem mit Ihrem Logo versehenen Kunden-Account alle notwendigen Dokumente bei den jeweiligen Lieferanten an und prüfen diese auf Vollständigkeit, Gültigkeit und Relevanz.
  • Wir bereiten alle Unterlagen so vor, dass Sie am Ende des Prozesses mit gutem Gewissen eine CE-Konformitätserklärung oder vergleichbare Dokumente unterzeichnen können.
  • Wir überwachen für Sie permanent Ihren Kunden-Account und erkennen hierdurch frühzeitig, ob sich bestimmte Vorschriften oder Normen ändern oder ob vorhandene Dokumente auslaufen und erneuert werden müssen.

Im Endeffekt benötigen Sie daher keine oder nur geringe eigene Ressourcen im Bereich des Compliance Managements, profitieren aber gleichzeitig von unserem Know-how und unserer Erfahrung aus über 50 Projekten. Zudem haben Sie eine klare Kalkulationsgrundlage, da wir unsere Leistungen zu vorher festgelegten, stabilen Preisen abrechnen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter sich voll und ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Die Ziele der ausgelagerten Produkt Compliance Abteilung

Ziel der ausgelagerten Produkt Compliance Abteilung ist, dass Sie sich voll auf die Entwicklung, Beschaffung und Vermarktung Ihrer Produkte konzentrieren können und keine Zeit und Ressourcen für notwendige, aber nicht wertschöpfende Aktivitäten aufwenden müssen. Mit der ausgelagerten Produkt Compliance Abteilung erreichen Sie zudem ein deutlich höheres Maß an Sicherheit bzgl. der immer komplexer werdenden regulativen Anforderungen. Somit schützen Sie sich bestmöglich vor Beanstandungen durch Behörden, Wettbewerber oder anderen Interessenverbänden

Die Zielgruppe für die ausgelagerte Produkt Compliance Abteilung

Die ausgelagerte Produkt Compliance Abteilung eignet sich für jedes Unternehmen, dass Nonfood-Konsumentenprodukte in Europa in den Verkehr bringt und sich in diesem Spezialbereich professionelle Unterstützung wünscht. Unternehmen, für die wir diese Service-Leistungen erbringen, reichen von europaweit arbeitenden Handelsketten über mittelständische Hersteller von Handelsmarken bis hin zu Importeuren und Markeninhabern aus den verschiedensten Branchen.

Ausgelagerte Produkt Compliance Abteilung - Zusammenarbeit mit trinasco

Diese Form der langfristigen Zusammenarbeit startet in der Regel mit dem Produkt Compliance Check, bei dem wir für ausgewählte Produkte das bestehende Produkt Compliance Risiko ermitteln und bewerten. Da sich in den allermeisten Fällen aus dem Produkt Compliance Check dringender Handlungsbedarf für die betroffenen Unternehmen ergibt, entschließen sich diese entweder zur Einführung einer Produkt Compliance Management Lösung oder zu einer dauerhaften Unterstützung durch unsere Experten.

Je nach Erkenntnissen aus dem Produkt Compliance Check, der Größe des Sortiments und der Dringlichkeit der nötigen Veränderungen beginnen wir die Zusammenarbeit gerne mit dem Workshop Produkt Risk Ranking, um Anzahl, Reihenfolge und Timing der zu betreuenden Produkte/Produktgruppen zu definieren.

Im Anschluss daran „übernehmen“ wir die ausgewählten Produkte und informieren, in enger Abstimmung mit dem Kunden, die jeweiligen Lieferanten über die zukünftige Zusammenarbeit und die beteiligten Personen. Neben der Erstellung der produktbezogenen Anforderungslisten, der Anforderung der Dokumente bei den Lieferanten und der Prüfung der Dokumente, überwachen wir den gesamten Kunden-Account (in Bezug auf neue Vorschriften, Veränderungen der Produkte , Veränderungen verschiedener Dokumente, etc.). Zu unserer Arbeit als ausgelagerte Abteilung gehören zum obligatorischen Leistungsumfang natürlich regelmäßige Status-Meetings mit unserem Kunden und der regelmäßige Austausch zu aktuellen Fragen.
Sie als Kunde sind auf diesem Weg, wenn Sie dies wünschen, permanent über die Situation und die noch offenen Themen bei Ihren Produkten/Lieferanten informiert. Natürlich beraten wir unsere Kunden in diesem Zusammenhang auch zu Fragen bei regulativen Veränderungen, Optimierungen des Lieferanten-Managements und geben Hinweise zur Verbesserung bestehender Prozesse oder vertraglicher Regelungen.

Diese Leistungen bieten wir unseren Kunden zu einem Festpreis an, der sich in der Höhe nach der Intensität der Zusammenarbeit und der Anzahl der betreuten Produkte richtet.

Mögliche Varianten – Komplette vs. teilweise Auslagerung

Die ausgelagerte Produkt Compliance Abteilung kann in verschiedenen Intensitätsstufen genutzt werden. Für einige Kunden betreuen und überwachen wir das gesamte Produktspektrum und stehen in fast täglichem Kontakt zu den verantwortlichen Entscheidungsträgern und deren Lieferanten. Andere Kunden lassen ausgewählte Produktgruppen oder nur einzelne Produkte dauerhaft von uns betreuen (z.B. Randsortiment eines großen Handelsunternehmens). Gerne beraten und unterstützen wir Sie auch bei der Einführung einer neuen Produktlinie.

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