Produkt Compliance Management System

Selbst bei einem überschaubaren Sortiment ist es für Unternehmen äußerst zeitaufwendig und komplex, allen Aufgaben im Produkt Compliance-Bereich nachzukommen. Die Einführung eines genau für diese Zwecke konzipierten Produkt Compliance Management Systems ist daher für viele Hersteller, Importeure und Händler die einzige Möglichkeit, die umfangreichen Produkt Compliance-Vorschriften in effizienter Weise zu erfüllen.

managementsystem vorteilsbox

Einführung eines webbasierten Produkt Compliance Management Systems – die langfristig effizienteste und preiswerteste Lösung Ihrer Produkt Compliance-Aufgaben

entwicklung vorschriften regulierungen zeitvergleichDie Anzahl gesetzlicher Vorschriften für Konsumentenprodukte ist in den letzten 15 Jahren um mehr als 700 % gestiegen. Einige EU-Verordnungen (z.B. REACH) gelten dabei für alle Artikel, andere Anforderungen sind eher produktspezifischer Natur (z.B. die Norm EN 62115 für Elektrospielzeug).
Es existieren neben EU-Verordnungen und EU-Richtlinien (EMV, RoHS, Ökodesign-Richtlinie, …) zudem viele landespezifische Regelungen, Anforderungen von nationalen/internationalen Normungsgremien, freiwillige Programme von Drittparteien (GS) oder auch nichtstaatliche Organisationen.

 

Um allen Produkt Compliance-Anforderungen nachzukommen, muss man alle rechtlichen Anforderungen kennen und erfüllen, dies durch Dokumente absichern und Veränderungen verfolgen. Die Einführung eines webbasierten Produkt Compliance Management Systems ist eine gute Möglichkeit, die umfangreichen Produkt Compliance-Vorschriften in effizienter Weise zu erfüllen.

Die trinasco GmbH nutzt die empfohlene Lösung seit über 7 Jahren und arbeitet im Rahmen des Produkt Compliance Checks und der ausgelagerten Produkt Compliance Abteilung für verschiedene Kunden mit diesem System. Wir kennen sowohl die Vorteile und vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten als auch die Schritte, die bei der Einführung einer solchen Lösung zu beachten sind.

nutzung eines produkt compliance management systems

Zur erfolgreichen Einführung der Plattform gehört, das Risiko der unterschiedlichen Produkte zu beurteilen und zu überlegen, welche Produkte gegebenenfalls zusammengefasst werden können. Zudem sollten zukünftige Ressourcen eingeschätzt und aktuelle Prozesse und Verantwortungen einer kritischen Analyse unterzogen werden. In der Regel müssen Lieferanten über die Nutzung des Systems informiert und geschult werden und es ist zu entscheiden, wie und zu welchem Zeitpunkt verschiedene Abteilungen in den Prozess einzubinden sind. Gleichzeitig muss der Zeitbedarf der verschiedenen Maßnahmen geplant und mögliche neue Aufgaben, aber auch Einsparungseffekte kalkuliert werden. Letztendlich gilt es auch innerhalb des Change-Managements dafür zu sorgen, Widerstände im Unternehmen zu erkennen und mit den richtigen Maßnahmen zu überwinden.
Aufgrund unseres Know-Hows und jahrelangen Arbeit mit dem System sind wir der ideale Partner, Sie bei der Einführung dieser einzigartigen Lösung zu begleiten.

Welche Vorteile bietet das Produkt Compliance Management-System?

projektablaufDie gesetzlichen und gesellschaftlichen Anforderungen an Produkte haben sich in den letzten Jahren vor allem in Europa drastisch erhöht.
Die Digitalisierung bietet uns dabei Möglichkeiten, mit diesen Anforderungen umzugehen. Denn alle Anforderungen ohne eine elektronische Unterstützung zu kennen und einzuhalten ist kaum mehr möglich.
Zwar bieten Standard-Lösungen (z.B. ERP, PIM/MAM) in der Regel gewisse Ablage-, Archivierungs- und Erinnerungsfunktionen, diese sind aber bzgl. der Produkt Compliance Aspekte in der Regel nur statisch. Die von uns empfohlene und genutzte Plattform erfasst mögliche Veränderungen von gesetzlichen Vorschriften auf Produkt- und Sortimentsebene. Zudem weist sie schon weit im Voraus auf zukünftige Änderungen hin. Hierdurch wird der Prozess der Konformitätsbewertung stark vereinfacht und Haftungsrisiken werden deutlich reduziert.
Zudem sind Sie durch den Einsatz des Systems unabhängiger vom Know-how einzelner Personen, was insbesondere bei Fluktuation oder Krankheit ein großer Vorteil ist. Notwendige Unterlagen sind immer den richtigen Produkten zugeordnet und verschiedene Mitarbeiter haben zu jeder Zeit und von jedem Ort Zugriff auf das System. So entfallen lästige Sucharbeiten und Verzögerungen wegen mangelndem Zugriff auf wichtige Unterlagen. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Vorgänge im System personenbezogen abgespeichert werden. Dadurch kann auch nach Jahren noch ermittelt werden, wer zu welchem Zeitpunkt welche Entscheidungen getroffen hat.

Zusammengefasst bietet Ihnen die Einführung dieses Produkt Compliance Management Systems folgende Vorteile: 

vorteile des produkt compliance management systems

Die Ziele des Produkt Compliance Management Systems

Ziel ist es, in Ihrem Unternehmen ein professionelles Produkt Compliance Management System zu installieren, mit dem Sie die Produkt Compliance Anforderungen für Ihr gesamtes Sortiment effizient, zeitsparend und mit einer größtmöglichen Sicherheit gewährleisten können.

Die Zielgruppe für das Produkt Compliance Management System

Die Einführung des Produkt Compliance Management Systems ist besonders interessant für Unternehmen, auf die mehrere der folgenden Aspekte zutreffen:

  • Breites Sortiment
  • Dem Sortimentsumfang angepasste Anzahl ausreichend qualifizierter Mitarbeiter
  • Gleichzeitige Vermarktung der Produkte in vielen europäischen Ländern
  • Technisch komplexe Produkte
  • Produkte mit Lebensmittelkontakt
  • Produkt mit Hautkontakt
  • Spielzeuge
  • Produkte mit unterschiedlichen Funktionen, Materialien und Anwendungsgebieten
  • Große Anzahl von Lieferanten

Einführung des Produkt Compliance Management Systems – Ablauf und Zusammenarbeit mit trinasco

1. Zweitägiger Workshop

In der Regel startet die Einführung des Produkt Compliance Management Systems mit einem zweitägigen Workshop, in dem wir Ihr Unternehmen genauer kennenlernen und die für das Thema Produktkonformität wichtigen Prozesse und Strukturen analysieren. Auf der Basis der Diskussionen des ersten Tages erarbeiten wir am Vormittag des zweiten Tages ein Grundkonzept zur Einführung der Plattform in Ihrem Hause (Priorität Produkte/Lieferanten, Ressourcen, Timing, Budget, …), welches wir Ihnen am Nachmittag präsentieren und gemeinsam mit Ihnen verabschieden.

2. Erstschulung der Mitarbeiter

In Abhängigkeit von Anzahl und Standort der Mitarbeiter erläutern wir den Teilnehmern an einem oder mehreren Tagen die Basisfunktionen des Systems und legen gemeinsam erste Produkte an. So lernen die Mitarbeiter die wichtigsten Funktionen kennen und können erste Prozesse für Ihre Produkte initiieren (Einladung der Lieferanten, Upload der Dokumente, Analyse der Dokumente, …)

3. Begleitete Einarbeitung

In den folgenden 12-14 Wochen arbeiten sich die Mitarbeiter mehr und mehr in die Plattform ein und lernen weitere Funktionen kennen (Learning on the job). Die trinasco GmbH begleitet Sie in dieser Zeit über regelmäßige Online-Meetings oder Telefonkonferenzen, Beantwortung von Fragen per Mail, Notfall-Telefon und die stichprobenartige Analyse der Tätigkeiten der Mitarbeiter oder des gesamten Accounts. So haben die Mitarbeiter immer eine Hilfestellung an Ihrer Seite, wenn Sie diese benötigen.

4. Nachschulung der Mitarbeiter

In der Nachschulung analysieren wir den bisherigen Kenntnisstand der einzelnen Mitarbeiter, wiederholen zentrale Funktionen und diskutieren offene Fragestellungen der Nutzung. Darüber hinaus erläutern wir bisher noch nicht genutzte Funktionen und geben Tipps & Tricks zur effizienteren Nutzung. Auch passen wir die Plattform gerne an unternehmensspezifische oder persönliche Nutzungswünsche an, soweit dies möglich und sinnvoll ist (z.B. Nutzermatrix, Rechtekonzepte, Tags). Am Ende dieser Nachschulung sind Ihre Mitarbeiter mit allen Nutzungsoptionen vertraut.

5. Optimierungsworkshop

Die Nutzung der Plattform deckt in der Regel unterschiedliche Risikosituationen bei verschiedenen Produkten oder Lieferanten auf. Zudem offenbaren sich sehr oft Optimierungspotentiale bzgl. der bisherigen Prozesse und Strukturen im Unternehmen oder in der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Im Optimierungsworkshop erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam die wichtigsten Handlungsfelder und zeigen Optionen für deren Verbesserung auf.

Mögliche Varianten

  • Der genaue Ablauf der Einführung des Produkt Compliance Management Systems wird stark von folgenden Faktoren beeinflusst:
  • Größe des Unternehmens
  • Anzahl Produkte und Ländermärkte
  • Zielsetzung und Umfang der Plattformnutzung
  • Komplexität der Produkte
  • Anzahl der Lieferanten
  • Anzahl und Standort der die Plattform nutzenden Personen
  • Kenntnisstand der Plattform (z.B. durch Produkt Compliance Check)
  • Bisherige Zusammenarbeit mit Unternehmen (z.B. durch Workshop Produkt Risk Ranking)

Gerne entwickeln wir für Sie ein maßgeschneidertes Angebot, in das wir diese Faktoren einbeziehen

Kontakt und Download

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