Produkt Compliance Check

Beim Produkt Compliance Check werden 3-5 ausgewählte Produkte Ihres Sortiments auf ihr Produkt Compliance-Risiko hin geprüft. Dadurch können Sie einen Maßnahmenplan für die Zukunft gestalten, um Ihr Unternehmen hinsichtlich des Produkt Compliance-Risikos zu verbessern. 

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Produkt Compliance Check – die Risikoanalyse für ausgewählte Produkte

 

  • Kennen und berücksichtigen Sie alle europäischen und nationalen Vorschriften und Anforderungen für das jeweilige Produkt?
  • Existieren unterschiedliche Anforderungen in den verschiedenen europäischen Ländern?
  • Haben Sie alle entsprechenden Dokumente und Unterlagen vorrätig?
  • Sind die Unterlagen vollständig, aktuell und inhaltlich richtig?
  • Würde Ihre Dokumenten-Situation einer behördlichen Prüfung standhalten?
  • Haben Sie für alle Richtlinien aussagekräfte Dokumente (Tests, Prüfungen, Zertifikate)?
  • Kennen Sie die Bill of Material und die Bill of Substances für alle Ihre Produkte?

verkehrsfähigkeit durch ce kennzeichnung

Der Produkt Compliance Check ist ein schneller und zeitsparender Weg, Ihr Risikomanagement beurteilen und verbessern zu können.

Warum braucht mein Unternehmen einen Produkt Compliance Check?

Hersteller, Importeure und Händler aus allen Konsumgüter-Branchen - sei es Elektro, Spielzeuge, Textilien, Möbel, Freizeit, Medizin oder Kosmetika – sehen sich verschiedensten Vorschriften auf EU- und nationaler Ebene gegenüber. Diese Anforderungen stammen aus den unterschiedlichsten Bereichen (Sicherheit, Umwelt, Energie, Entsorgung, Verpackung, …) und haben sich in den letzten Jahren dramatisch erhöht. 

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Zudem existieren, trotz starker Harmonisierungsbestrebungen der EU, nach wie vor zahlreiche unterschiedliche Anforderungen in den einzelnen europäischen Ländern, die bei einer europaweiten Vermarktung berücksichtigt werden müssen.

Da schon formale Nicht-Konformität (z.B. fehlende Dokumentation, falsche Kennzeichnung, fehlende Risikoanalyse) zu Importverzögerungen und Verkaufsverboten führen können, kann es selbst aufgrund kleinerer Mängel zu drastischen Umsatzverlusten, hohen Kosten und auch persönlichen Konsequenzen für die Geschäftsführung kommen.

Durch den Produkt Compliance Check für ausgewählte Produkte erhalten Sie einen guten Einblick in das in Ihrem Unternehmen vorhandene Risiko und können auf dieser Basis Strategien und Maßnahmen entwickeln, um die Gefahren von Produkt Compliance-Risiken zu verringern.

Die Ziele des Checks

Ziel des Produkt Compliance Check ist es, einen fundierten und objektiven Einblick in das Produkt Compliance-Risiko des Unternehmens zu erhalten. Der Produkt Compliance Check ermöglicht es Produktverantwortlichen, Qualitäts-Management, Einkauf und Geschäftsleitung, Strukturen und Prozesse zu optimieren. Dadurch können Sie das Unternehmen langfristig vor Maßnahmen durch Wettbewerber, Behörden oder anderen Interessengruppen schützen und das Risiko von finanziellen Nachteilen senken.

Die Zielgruppe für den Check

Der Produkt Compliance Check richtet sich an Unternehmen, die als Hersteller, Importeure und Handelsunternehmen von Nonfood-Konsumentenprodukten in EU- und EFTA-Ländern agieren und in Europa die Rolle des In-Verkehr-Bringers einnehmen. Besonders interessant ist dieser Check für Unternehmen, die

  • über ein breites Sortiment verfügen,
  • technisch anspruchsvolle Produkte vermarkten,
  • Produkte mit Haut- oder Lebensmittelkontakt anbieten,
  • Produkte aus unterschiedlichen Materialien herstellen,
  • Produkte für Kinder oder Senioren vermarkten,
  • Produkte aus Nicht-EU Ländern importieren,
  • Produkte in mehreren europäischen Ländern vertreiben

Je nach Unternehmensstruktur und -größe liegt die Verantwortlichkeit für Produkt Compliance in einem übergeordneten Qualitäts-Management, beim Einkauf oder der Geschäftsleitung. Auch wenn die operative Unterstützung im Rahmen des Produkt Compliance Checks zumeist im mittleren Management liegt, sollte das Ergebnis immer der Geschäftsleitung präsentiert werden, um die notwendigen Maßnahmen einleiten zu können.

Ablauf und Inhalt des Produkt Compliance Checks

Der Produkt Compliance Check durch die trinasco GmbH besteht aus drei Schritten: dem Kick-Off-Meeting, der Erstellung und Prüfung eines technischen Dossiers und der Ergebnispräsentation.

Vor dem Start des Checks ermittelt das Unternehmen drei bis fünf Produkte, die untersucht werden sollen. Wir empfehlen dabei, Produkte aus verschiedenen Warengruppen auszuwählen, um die Anforderungen und Verpflichtungen aus unterschiedlichen Produktbereichen zu beleuchten. Gleichzeitig plädieren wir dafür, Produkte auszuwählen, die von verschiedenen Lieferanten geliefert werden, um einen Einblick in die Leistungsfähigkeit und Kooperationsbereitschaft verschiedener Lieferanten zu erhalten. Wichtig ist zudem, neu eingeführte Produkte zu wählen oder solche, die in naher Zukunft in den Markt eingeführt werden sollen, da hier die Dokumentensituation in der Regel besser ist als bei älteren Produkten. Weitere Faktoren zur Produktauswahl können sein: Wichtigkeit der betroffenen Produkte aus kommerzieller Sicht, Komplexität/Risiko des betroffenen Produktes, Erfahrungen mit Behörden, … Ideal ist es, diese Auswahl der Produkte gemeinsam zu treffen, um die unterschiedlichen Bedürfnisse von Produkt-Management, Einkauf, Qualitäts-Management und Geschäftsleitung berücksichtigen zu können.

Das Kick-Off-Meeting kann online oder bei Ihnen vor Ort stattfinden. Wenn die ausgewählten Produkte vorab an trinasco übermittelt worden sind, legen wir vor dem Meeting Ihren Account an und bereiten die Erstellung des technischen Dossiers bestmöglich vor. Im Kick-off Meeting besprechen wir weitere technische Details der Produkte, Kontaktlinien zu Lieferanten, Vermarktungszeitpunkte, Vertriebsregionen, aktuelle Prozesse im Bereich der Produktkonformität sowie das weitere Vorgehen. Am Ende des Termins erhält der Kunde bereits ein erstes Feedback zu seinem aktuellen Risikostatus und dem im Unternehmen vorhandenen Risk-Management.

Der nächste Schritt ist die Erstellung und Prüfung des technischen Dossiers (File) durch die trinasco GmbH. Hierbei werden zunächst die europäischen und nationalen gesetzlichen Anforderungen an das Unternehmen ermittelt (requirement list). Danach werden die bereits im Unternehmen vorhandenen Dokumente und Zertifikate zu den betreffenden Produkten überprüft, und zwar auf Vollständigkeit, Gültigkeit und deren Relevanz. Da in der Regel nicht alle Dokumente im Unternehmen vorhanden sind, werden weitere Dokumente meist bei außereuropäischen Lieferanten angefragt und überprüft.
Gerne informieren wir die verantwortlichen Mitarbeiter in regelmäßigen, wöchentlichen Online-Meetings zum aktuellen Status der Arbeiten.

beispielergebnis eines produkt compliance checksZum Abschluss des Produkt Compliance Checks erfolgt die Ergebnispräsentation, online oder vor Ort. In einem Statusbericht werden die Ergebnisse zusammengefasst, das Risiko der betroffenen Produkte erläutert und Handlungsempfehlungen für das Unternehmen ausgesprochen. Durch den Produkt Compliance Check erhalten Sie so eine eine objektive und nachvollziehbare Risikoanalyse für einen Teil Ihres Sortiments. Natürlich können Sie den Produkt Compliance Check jederzeit auch auf weitere Produkte ausweiten.

Während der Zusammenarbeit erörtern wir zudem zahlreiche produktspezifische und regulatorische Aspekte, die das Verständnis der beteiligten Personen auch für weitere Produkte deutlich erhöht. Gleichzeitig ergeben sich durch die Ergebnispräsentation natürlich auch Hinweise für die zukünftige Vorgehensweise im Unternehmen und eine eventuelle weitere Zusammenarbeit im Bereich des Risikomanagements.

Die Dauer eines Produkt Compliance Checks ist vor allem abhängig von der Anzahl der bereits vorhandenen Dokumente und der Kooperationsbereitschaft und Aussagefreudigkeit der betroffenen Lieferanten. In der Regel dauert dieser Prozess zwischen vier und sechs Wochen.

Ein wichtiger Vorteil des Produkt Compliance Checks ist, dass Sie für diese wichtige Analyse selbst kaum Zeit aufwenden müssen. Alle Arbeiten (Anlage Ihres Accounts in der Plattform, Anschreiben der Lieferanten, Nachfassen beim Lieferanten, Prüfung der Dokumente, Erstellung des Ergebnisberichtes) übernehmen wir für Sie.

Mögliche Varianten – der Produkt Compliance Check Inhouse

Eine Alternative zum regulären Produkt Compliance Check, bietet der Inhouse Check. Hierbei werden nur die Dokumente analysiert und geprüft, die bereits im Unternehmen vorhanden sind, ohne weitere Dokumente bei den jeweiligen Lieferanten anzufragen und zu überprüfen.
Dieser Vorgang ist sowohl zeitsparend als auch weniger kostenintensiv. Nach durchschnittlich zwei Wochen können Sie bereits Ihren Risikostatus bei der Ergebnispräsentation erfassen.

Kontakt und Download

Haben wir Ihr Interesse an einem Produkt Compliance Check in Ihrem Unternehmen geweckt?

Nutzen Sie gerne unser Kontaktformular, um mit uns in Kontakt zu treten und sich auch persönlich von uns beraten zu lassen. Gerne senden wir Ihnen ein individuelles Angebot zu.
Weitere Informationen zu unserer Arbeit und Details zu unseren Leistungen finden Sie im Downloadbereich